Wie lange dürfen Sie personenbezogene Daten speichern, wenn mehrere Antworten möglich sind?

Die Speicherdauer personenbezogener Daten: Ein komplexes Thema mit mehreren Facetten

Die Frage, wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden dürfen, lässt sich nicht mit einer einfachen Zahl beantworten. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) setzt hier keinen pauschalen Zeitraum fest, sondern betont das Prinzip der Datenminimierung und Zweckbindung. Das bedeutet: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den ursprünglich festgelegten Zweck unbedingt notwendig ist. Diese Notwendigkeit ist jedoch oft kontextabhängig und kann durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden.

Der zitierte Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Berichtigung, ist dabei zwar wichtig für die Datenhoheit der Betroffenen, adressiert aber nicht direkt die Speicherdauer. Er ermöglicht es Betroffenen, unrichtige Daten korrigieren zu lassen, aber nicht, deren Löschung zu erzwingen, wenn die Speicherung rechtmäßig ist.

Welche Faktoren beeinflussen die Speicherdauer?

Die zulässige Speicherdauer hängt von mehreren, sich oft überlagernden Faktoren ab:

• Der Zweck der Datenverarbeitung: Für Bewerbungsdaten gelten andere Aufbewahrungsfristen als für Kundendaten. Eine Bestellung im Onlineshop benötigt andere Daten und eine kürzere Speicherdauer als ein Arbeitsvertrag. Die jeweilige Rechtsgrundlage und der damit verbundene Zweck definieren den Rahmen.

• Vertragliche Vereinbarungen: Verträge können eigene Regelungen zur Speicherung von Daten enthalten, die jedoch immer im Einklang mit der DSGVO stehen müssen. Eine längere Speicherdauer als vom Zweck gefordert ist nur zulässig, wenn sie durch eine gesetzliche Regelung oder eine vertragliche Vereinbarung gedeckt ist, die ihrerseits die Vorgaben der DSGVO erfüllt.

• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Hier liegen die häufigsten Ausnahmen vom Prinzip der Datenminimierung. Steuern, Rechnungen oder andere Dokumente unterliegen oft gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. 10 Jahre für Steuerunterlagen). Diese sind einzuhalten, auch wenn der ursprüngliche Zweck der Datenverarbeitung längst erfüllt ist.

• Archivierungsbedürfnisse: In manchen Fällen kann eine längere Speicherung zur Erfüllung rechtlicher oder vertraglicher Archivierungspflichten erforderlich sein. Das setzt aber eine sorgfältige Abwägung von Nutzen und Risiko im Hinblick auf den Datenschutz voraus.

• Rechtsstreitigkeiten: Laufen Rechtsstreitigkeiten, können Daten solange aufbewahrt werden, bis diese abgeschlossen sind und die Rechtsverfolgung nicht mehr durch die Daten unterstützt wird.

Fazit:

Es gibt keine generelle Antwort auf die Frage nach der maximal zulässigen Speicherdauer personenbezogener Daten. Eine verantwortungsvolle Datenverarbeitung erfordert eine detaillierte Prüfung des jeweiligen Einzelfalls unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren – Zweck, Vertrag, Gesetz, Archivierung und mögliche Rechtsstreitigkeiten. Eine umfassende Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) kann dabei wertvolle Hilfestellung leisten. Im Zweifel sollte man sich von einem Datenschutzbeauftragten beraten lassen. Eine zu lange Speicherung von Daten birgt nicht nur ein erhöhtes Risiko von Datenschutzverletzungen, sondern kann auch zu Bußgeldern führen.