Welche Unterlagen kann ich 2025 entsorgen?

Frühjahrsputz im Büro: Welche Unterlagen können Sie 2025 getrost entsorgen?

Das neue Jahr rückt näher und damit auch die Frage: Welche Aktenberge können wir endlich loswerden? Für Unternehmen und Selbstständige ist die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine lästige, aber notwendige Pflicht. Doch ab 2025 winkt die Erleichterung – einiges darf in den Reißwolf. Bevor Sie jedoch vorschnell handeln, sollten Sie sich genau informieren, welche Unterlagen tatsächlich entsorgt werden dürfen und welche Fristen es zu beachten gilt.

Die magischen Jahreszahlen: 2014 und 2018 im Fokus

Die gute Nachricht: Im Jahr 2025 werden vor allem Dokumente aus den Jahren 2014 und 2018 entsorgungsreif. Dies liegt an den unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, die je nach Art des Dokuments variieren. Die gängigsten Fristen sind sechs und zehn Jahre.

• Sechs Jahre: Diese Frist gilt beispielsweise für Buchungsbelege der Betriebskrankenkasse, Lieferscheine, Frachtbriefe und andere Unterlagen, die für die Umsatzsteuer relevant sind. Dokumente aus dem Jahr 2018, die unter diese Kategorie fallen, können Sie ab dem 1. Januar 2025 entsorgen.
• Zehn Jahre: Hierzu gehören Jahresabschlüsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Inventare und bestimmte Korrespondenz, die steuerlich relevant ist. Diese Unterlagen aus dem Jahr 2014 dürfen Sie 2025 ausmustern.

Vorsicht vor übereiltem Handeln: Individuelle Prüfung ist Pflicht

Obwohl die genannten Jahreszahlen eine gute Orientierung bieten, sollten Sie sich nicht blind darauf verlassen. Vor der tatsächlichen Vernichtung ist eine individuelle Prüfung unerlässlich.

Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Sonderfälle: Gibt es spezielle Vereinbarungen mit Behörden oder Geschäftspartnern, die längere Aufbewahrungsfristen erfordern?
• Rechtsstreitigkeiten: Sind Rechtsstreitigkeiten anhängig, in denen die Unterlagen als Beweismittel dienen könnten?
• Änderungen der Gesetzgebung: Gab es in der Vergangenheit Änderungen der Gesetzgebung, die die Aufbewahrungsfristen beeinflussen?
• Handels- und Steuerrecht: Prüfen Sie die einschlägigen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) genau.

Beispiele für aufzubewahrende Unterlagen (unvollständig):

• Buchungsbelege: Für die laufende Buchhaltung und Steuererklärung
• Jahresabschlüsse und Bilanzen: Dokumentieren die finanzielle Situation des Unternehmens
• Verträge: Wesentliche Vereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern
• Personalunterlagen: Für die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses

Digitale Archivierung als Alternative?

Anstatt die Unterlagen physisch aufzubewahren, können Sie auch auf digitale Archivierung setzen. Dies spart Platz und erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten. Allerdings müssen Sie sicherstellen, dass die digitale Archivierung den rechtlichen Anforderungen entspricht, insbesondere hinsichtlich der Datensicherheit und der Unveränderbarkeit der Dokumente.

Fazit: Sorgfalt zahlt sich aus!

Die Entsorgung von Unterlagen kann eine befreiende Angelegenheit sein. Allerdings ist es wichtig, sorgfältig vorzugehen und sich nicht auf pauschale Aussagen zu verlassen. Eine individuelle Prüfung der relevanten Dokumente und die Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen sind unerlässlich, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Nutzen Sie die Zeit bis 2025, um Ihre Aktenberge zu sichten und sich einen Überblick zu verschaffen. So können Sie den Frühjahrsputz im Büro entspannt angehen!

Disclaimer: Dieser Artikel dient lediglich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Im Zweifelsfall sollten Sie sich von einem Steuerberater oder Rechtsanwalt beraten lassen.