Wie schreibe ich eine Terminvereinbarung?

Die Kunst der perfekten Terminvereinbarung: So klappt es garantiert!

Ein Treffen erfolgreich zu vereinbaren, ist mehr als nur ein Datum und eine Uhrzeit zu nennen. Es geht um Respekt, Professionalität und die Vermeidung von Missverständnissen. Ob geschäftlich oder privat – eine gut formulierte Anfrage erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gegenüber zusagt. Dieser Artikel gibt Ihnen wertvolle Tipps für die perfekte Terminvereinbarung, egal ob per E-Mail, Telefon oder persönlich.

Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg:

Bevor Sie überhaupt Kontakt aufnehmen, sollten Sie einige Punkte klären:

• Ziel des Treffens: Was möchten Sie erreichen? Eine klare Zielsetzung hilft Ihnen, den Termin effektiv zu gestalten und die relevanten Informationen im Vorfeld zusammenzustellen. Im Falle eines geschäftlichen Termins: Welche Unterlagen benötigen Sie?
• Zeitaufwand: Wie lange wird das Treffen voraussichtlich dauern? Eine realistische Einschätzung hilft, Überschneidungen im Kalender zu vermeiden.
• Alternativen: Schlagen Sie nicht nur einen, sondern mehrere mögliche Termine vor. Dies zeigt Flexibilität und erhöht die Chancen auf eine Übereinstimmung.
• Der richtige Kontaktweg: Ein kurzes, informelles Treffen kann per Telefon vereinbart werden. Für formelle oder wichtige Termine ist eine E-Mail empfehlenswert, um die Vereinbarung schriftlich zu fixieren.

Beispielhafte Formulierungen für eine E-Mail-Anfrage:

Vermeiden Sie vage Formulierungen. Stattdessen sollten Sie konkret und höflich sein. Hier ein Beispiel für eine Anfrage zum Thema “Projektbesprechung”:

Betreff: Terminvorschlag Projektbesprechung [Projektname]

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name],

bezüglich der Projektbesprechung zu [Projektname] möchte ich Ihnen gerne zwei Terminvorschläge unterbreiten:

• Option 1: [Datum] um [Uhrzeit]
• Option 2: [Datum] um [Uhrzeit]

Beide Termine dauern voraussichtlich ca. [Dauer] an. Bitte teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit bis [Datum] mit. Gerne können wir den Termin auch in einem persönlichen Gespräch abstimmen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Telefonische Terminvereinbarung:

Auch am Telefon gilt: Seien Sie prägnant und höflich. Stellen Sie sich kurz vor und nennen Sie gleich Ihre Terminvorschläge. Notieren Sie sich die Zusage direkt und bestätigen Sie den Termin anschließend schriftlich per E-Mail.

Nach dem Zusenden der Anfrage:

Warten Sie nicht zu lange auf eine Antwort. Wenn nach angemessener Zeit keine Rückmeldung erfolgt, setzen Sie sich höflich per E-Mail oder Telefon erneut in Verbindung.

Fazit:

Eine erfolgreiche Terminvereinbarung ist ein wichtiger Schritt für jedes Treffen. Durch eine sorgfältige Vorbereitung und eine höfliche, prägnante Kommunikation erhöhen Sie Ihre Chancen, den idealen Termin zu finden und Ihr Ziel effektiv zu erreichen. Denken Sie daran: Flexibilität und Respekt gegenüber der Zeit Ihres Gegenübers sind entscheidend.