Pitääkö yrityksen autosta pitää ajopäiväkirjaa?

Ajopäiväkirja yrityksen autolle – välttämätön vai vaihtoehto?

Yrityksen auto, olipa kyseessä pakettiauto, henkilöauto tai muu ajoneuvo, tuo mukanaan sekä etuja että velvollisuuksia. Yksi usein hämmennystä aiheuttava asia on ajopäiväkirjan pitämisen tarve ja sen vaikutus verotukseen. Yksinkertaisesti sanottuna: vaikka työntekijä ei hyödy verotettavasta edusta työautosta, joka on ainoastaan työtehtäviin tarkoitettu, ALV-vähennyksen saaminen edellyttää huolellista ajopäiväkirjanpitoa. Tämä ei ole pelkkä suositus, vaan Verohallinnon selkeä vaatimus.

Mutta mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Mikä tekee ajopäiväkirjasta välttämättömän?

ALV-vähennys ja ajopäiväkirjan merkitys:

Jos yrityksesi hankkii tai käyttää autoa liiketoiminnassaan ja haluaa vähentää autoon liittyvät arvonlisäverot (ALV) verotuksessa, ajopäiväkirja on ehdoton edellytys. Ilman sitä Verohallinto voi evätä ALV-vähennyksen kokonaan tai osittain. Tämä tarkoittaa merkittävää lisäkustannusta yrityksellesi. Ajopäiväkirjan avulla Verohallinto voi varmistaa, että ALV-vähennys myönnetään ainoastaan työmatkoihin liittyen, eikä yksityiskäyttöön.

Mitä ajopäiväkirjaan tulee kirjata?

Ajopäiväkirjan tulee olla kattava ja selkeä. Seuraavat tiedot ovat yleensä välttämättömiä:

• Päivämäärä: Jokaiselle ajokerralle on kirjattava tarkka päivämäärä.
• Ajokilometrit: Lähtö- ja saapumiskilometrit on dokumentoitava selkeästi. Tämä mahdollistaa työmatkan pituuden laskemisen.
• Ajokohde: Lyhyt ja selkeä kuvaus ajokohteesta, esimerkiksi “asiakaskäynti X Oy:ssä” tai “materiaalien kuljetus varastolle”.
• Matkan tarkoitus: Selvennä lyhyesti, miksi matka tehtiin. Tämä auttaa erottamaan työmatkat yksityiskäytöstä.
• Kuljettaja: Kenellä oli ajoneuvon hallinta matkan aikana.

Ajopäiväkirjan pitämisen vaihtoehdot:

Ajopäiväkirjan voi pitää perinteisellä paperilla, mutta digitaaliset ratkaisut, kuten mobiilisovellukset, tarjoavat usein helpompaa ja tehokkaampaa seurantaa. Digitaaliset järjestelmät helpottavat raporttien luomista ja tiedon säilyttämistä.

Yhteenveto:

Vaikka työauto ei tuota verotettavaa etua työntekijälle, ALV-vähennyksen saaminen edellyttää huolellista ajopäiväkirjanpitoa. Tämä on Verohallinnon vaatimus, jota ei voi ohittaa. Ajopäiväkirjan pitäminen on siksi olennainen osa yrityksen taloushallintoa, ja sen laiminlyönti voi johtaa merkittäviin lisäkuluihin. Valitse itsellesi sopiva menetelmä ajopäiväkirjan pitämiseen ja varmista, että se on aina ajan tasalla ja kattaa kaikki vaaditut tiedot.