Onko oppilaan lähettämä sähköposti asiakirja?

Onko opiskelijan lähettämä sähköposti asiakirja?

Kysymykseen, onko opiskelijan lähettämä sähköposti asiakirja, vastataan yksiselitteisesti: kyllä. Sähköpostiviesti, riippumatta siitä, lähettääkö sen opiskelija opettajalle, toiselle opiskelijalle vai vaikkapa yliopiston hallinnolle, toimii täysipainoisena kirjallisena asiakirjana.

Usein ajatellaan asiakirjoja paperisina dokumentteina, mutta digitaalisessa maailmassa sähköposti on saavuttanut vankan aseman virallisena tiedonvälityskanavana. Sähköposti viesti sisältää kaikki asiakirjalle olennaiset ominaisuudet:

• Kirjallinen sisältö: Viesti sisältää tekstiä, joka välittää tietoa.
• Lähettäjä ja vastaanottaja: Sähköpostiviestillä on selkeästi määritelty lähettäjä ja vähintään yksi vastaanottaja. Tämä mahdollistaa viestinnän jäljitettävyyden ja vastuunkantokyvyn.
• Ajallinen konteksti: Viestissä on aina päivämäärä ja kellonaika, jotka antavat tiedolle ajallisen sijoituksen.
• Tallennusmahdollisuus: Sähköpostiviestit tallentuvat niin lähettäjän kuin vastaanottajan sähköpostipalvelimelle. Tämä mahdollistaa viestin sisällön ja lähettäjätietojen säilymisen pitkänkin ajan. Viestejä voidaan myös helposti tulostaa fyysisesti.
• Todisteena toimiminen: Sähköpostiviestit toimivat todisteena viestittelystä, sopimuksista tai muusta tiedonvälityksestä. Ne voivat olla ratkaisevia esimerkiksi epäselvyyksien selvittelyssä tai oikeudellisissa asioissa.

Vaikka sähköposti ei ole paperilla oleva asiakirja perinteisessä mielessä, se toimii yhtä hyvin tiedon tallennus- ja välittämisvälineenä. Sen digitaalinen luonne jopa helpottaa arkistointia ja tiedonhakua verrattuna paperisiin dokumentteihin. Siksi opiskelijan lähettämän sähköpostin voi aivan yhtä hyvin pitää virallisena ja arkistoida tarvittaessa. Sähköpostiviestin todenmukaisuus ja aitous voivat kuitenkin olla riippuvaisia sähköpostin lähettäjän todentamisesta ja viestien turvallisesta hallinnasta. Tämä edellyttää vastuullista sähköpostin käyttöä sekä lähettäjältä että vastaanottajalta.

Yhteenvetona: Opiskelijan lähettämä sähköposti on täysipainoinen kirjallinen asiakirja, jolla on samat oikeudelliset ja todistusvoimaa koskevat ominaisuudet kuin perinteisillä paperisilla asiakirjoilla.