Miten aloittaa sähköposti asiakkaalle?

Unohda “Hyvä Asiakas” – Näin aloitat sähköpostin, joka herättää huomion ja rakentaa suhdetta

Oletko koskaan pysähtynyt miettimään, kuinka usein saat sähköposteja, jotka alkavat “Hyvä Asiakas” tai jollain muulla yhtä geneerisellä tervehdyksellä? Ne tuntuvat kylmiltä, persoonattomilta ja suoraan sanottuna, hieman laiskoilta. Nykypäivänä, kun sähköpostilaatikot täyttyvät nopeammin kuin koskaan, erottuminen on elintärkeää. Aloituskohdalla on suuri merkitys siinä, klikkaako asiakas viestisi auki ja ennen kaikkea, lukeeko hän sen loppuun asti.

Unohda siis tylsät ja yleismaailmalliset tervehdykset. On aika ottaa käyttöön tehokkaampia ja henkilökohtaisempia menetelmiä, jotka luovat asiakkaalle tunteen, että hän on arvostettu ja että viestisi on räätälöity juuri hänelle.

Miksi “Hyvä Asiakas” on pahasta?

• Persoonattomuus: Se ei kerro mitään asiakkaasta itsestään. Se viestittää, että olet lähettänyt saman viestin sadoille tai jopa tuhansille muille ihmisille.
• Luottamuksen puute: Se ei herätä luottamusta. Asiakas saattaa ajatella, että olet lähettänyt roskapostia tai että et ole tehnyt kotiläksyjäsi ennen viestin lähettämistä.
• Huono ensivaikutelma: Se jättää heti alussa huonon ensivaikutelman yrityksestäsi ja sen arvostuksesta asiakkaitaan kohtaan.

Miten sitten aloittaa paremmin?

Vaikka asiakkaan koko nimen käyttäminen, kuten “Hei Maija Meikäläinen”, on erinomainen lähtökohta, voimme mennä vielä syvemmälle. Tässä muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua luomaan vaikuttavan ja henkilökohtaisen aloituskohdan:

1. Käytä aina asiakkaan nimeä (jos mahdollista): Tämä on perussääntö, mutta se ansaitsee korostuksen. Jos tiedät asiakkaan nimen, käytä sitä. Jos et tiedä, yritä selvittää se. LinkedIn, yrityksen verkkosivut ja jopa Google-haku voivat auttaa.

2. Viittaa aikaisempaan vuorovaikutukseen: Jos olet aiemmin ollut yhteydessä asiakkaaseen, muistuta häntä siitä lyhyesti. Esimerkiksi: “Mukava tavata sinut viime viikolla messuilla!” tai “Kiitos puhelusta eilen, jossa keskustelimme…” Tämä osoittaa, että muistat hänet ja arvostat hänen aikaansa.

3. Tee kohteliaisuus (aito sellainen): Jos tiedät jotain asiakkaan yrityksestä tai saavutuksista, anna aito kohteliaisuus. Esimerkiksi: “Olen vaikuttunut [yrityksen nimi] uudesta lanseerauksesta. Onnittelut!” Tämä osoittaa, että olet kiinnostunut hänestä ja hänen liiketoiminnastaan.

4. Kysy kuulumisia (jos suhde sen sallii): Jos sinulla on vakiintunut suhde asiakkaaseen, voit aloittaa kysymällä hänen kuulumisiaan. Esimerkiksi: “Toivottavasti viikkosi on sujunut hyvin.” Tämä luo rennomman ja ystävällisemmän tunnelman.

5. Personoi alkua kontekstin mukaan: Mieti, miksi lähetät sähköpostin. Jos vastaat asiakkaan kysymykseen, voit aloittaa kiittämällä kysymyksestä ja vahvistamalla ymmärtäneesi sen oikein. Jos lähetät tarjouksen, voit aloittaa muistuttamalla asiakasta aikaisemmasta keskustelusta hänen tarpeistaan.

Esimerkkejä hyvistä aloituskohdista:

• “Hei Maija, kiitos yhteydenotostasi viime viikolla. Toivottavasti löysit messuilta etsimääsi tietoa.” (Viittaa aikaisempaan vuorovaikutukseen ja kysyy kuulumisia)
• “Hyvä Jussi, onnittelut [yrityksen nimi] saamasta palkinnosta! Olemme seuranneet toimintaanne jo jonkin aikaa ja olemme vaikuttuneita…” (Kohteliaisuus ja osoitus kiinnostuksesta)
• “Hei Liisa, vastauksena kysymykseesi [tuotteen nimi] hinnoittelusta, tässä tarkempaa tietoa…” (Vastaa kysymykseen ja vahvistaa sen)

Muista nämä avainkohdat:

• Aitous: Kaikki henkilökohtaiset elementit tulisi olla aitoja. Älä tee kohteliaisuuksia vain kohteliaisuuksien vuoksi.
• Relevanssi: Aloituskohdan tulisi olla relevantti viestin sisällön kanssa.
• Lyhyys: Pidä aloituskohdat lyhyinä ja ytimekkäinä.

Lopuksi:

Vaikka aloituskohdalla on suuri merkitys, koko sähköpostin sisällön tulisi olla yhtä laadukas ja huolellisesti suunniteltu. Hyvä aloituskotka on vain ensimmäinen askel asiakkaan luottamuksen ja pitkäaikaisen suhteen rakentamisessa. Panosta aikaa ja vaivaa viestisi personointiin, niin huomaat eron tuloksissa! Jätä “Hyvä Asiakas” -tervehdys historiaan ja aloita rakentamaan sähköpostiviestien avulla aitoja ja merkityksellisiä suhteita asiakkaisiisi.