Miten aloittaa puhelu?

Puhelimen pirteä soitto: Näin teet hyvän ensivaikutelman

Puhelinsoitto voi olla jännittävää, olipa kyseessä uusi asiakas, tärkeä yhteistyökumppani tai vanha ystävä. Onnistunut puhelu alkaa kuitenkin aina samasta paikasta: hyvän ensivaikutelman luomisesta. Tämä ei vaadi suuria tekoja, vaan huomioita pienistä, mutta merkittävistä yksityiskohdista.

Ensimmäinen kosketus: Ystävällinen tervehdys ja selkeä esittely

Ennen kuin ryhdyt asiaan, on tärkeää luoda lämmin ja mukava ilmapiiri. Aloita puhelu ystävällisellä tervehdyksellä, esimerkiksi “Hyvää päivää/huomenta/iltaa”. Älä ole liian epävirallinen, ellei tilanne sitä vaadi. Sen jälkeen esittele itsesi selkeästi ja täydellisesti: mainitse nimesi ja mahdollisen organisaation tai yrityksen nimi. Älä olettaa, että soittamasi henkilö tietää, kuka olet.

Tarkoitukseen suoraan:

Sen jälkeen, kun olet tervehtinyt ja esittäytynyt, kerro lyhyesti ja ytimekkäästi soittosi tarkoitus. Vältä pitkiä ja kierteisiä johdantoja. Selkeä ja suora lähestymistapa säästää sekä sinun että toisen osapuolen aikaa. Esimerkiksi: “Soitan teille tiedustellakseni…”, “Haluaisin kysyä teiltä tietoa…”, tai “Olen yhteydessä teihin projekti X:n osalta…”.

Positiivisuus ja hymy:

Älä aliarvioi äänenkäytön merkitystä. Positiivinen ja ystävällinen äänensävy välittää luottamusta ja tekee puhelusta miellyttävämmän kokemuksen. Yllättävä, mutta tosiasia: hymy kuuluu äänessäsi! Kokeile sitä – se tekee äänestäsi luonnollisemman ja avoimemman.

Harjoittele ja kuuntele:

Jos tunnet itsesi epävarmaksi puhelutilanteissa, harjoittele etukäteen. Voit kirjoittaa itsellesi muistiin tärkeimmät asiat, joita haluat käsitellä. Vielä parempi keino on nauhoittaa oma puhelusi ja kuunnella sitä jälkikäteen. Näin voit helposti tunnistaa kehityskohtia ja harjoitella selkeyttä ja luonnollisuutta.

Yhteenveto:

Hyvä puhelu alkaa pienistä asioista: ystävällisestä tervehdyksestä, selkeästä esittelystä, tiiviistä asiankäsittelystä ja positiivisesta äänenkäytöstä. Harjoittelu ja itsensä kuunteleminen auttavat kehittämään itsevarmuutta ja parantavat kommunikaatiotaitoja. Muista, että hyvän ensivaikutelman luominen on puhelun onnistumisen avain.