Hvilke opplysninger kan arbeidsgiver lagre?

Hva kan arbeidsgiveren din egentlig lagre om deg?

Personvernet ditt er viktig, også på arbeidsplassen. Arbeidsgiveren din har rett til å lagre visse opplysninger om deg, men dette er strengt regulert av personopplysningsloven (nå GDPR/personvernforordningen i kombinasjon med norsk personopplysningslov). Det er ikke fritt fram å lagre hva som helst. Loven setter klare begrensninger på hvilke opplysninger som kan lagres, og hvorfor.

Lovlig lagring av personopplysninger:

For å lagre opplysninger om deg, må arbeidsgiveren kunne vise til et klart og legitimt formål som er direkte knyttet til arbeidsforholdet. Dette formålet må være spesifikt, og opplysningene må være nødvendige for å oppfylle dette formålet. Det holder ikke å si at «vi lagrer det i tilfelle vi trenger det en gang». Arbeidsgiver må kunne begrunne lagringen konkret.

Eksempler på lovlig lagring:

• Personalia: Navn, adresse, fødselsdato, kontaktinformasjon er som regel nødvendig for å administrere lønn, skatt og andre formaliteter.
• Arbeidsavtale: Innholdet i arbeidsavtalen din er selvsagt viktig å lagre.
• Lønn og arbeidstid: Informasjon om lønn, arbeidstimer, ferie og fravær er nødvendig for lønnsutbetalinger og andre administrative oppgaver.
• Kvalifikasjoner og kompetanse: CV, utdanning, kurs og annen relevant kompetanse kan lagres for å vurdere karriereutvikling og interne stillinger.
• Sykmeldingsopplysninger: Informasjon om sykmelding er nødvendig for å administrere sykefravær. Det er likevel viktig at dette håndteres konfidensielt og i tråd med gjeldende regelverk.
• Ytelsesdata: I noen tilfeller kan ytelsesdata lagres, men dette krever en grundig vurdering av formålet og behovet, og må ofte avveies mot den enkeltes rett til personvern. Data må være anonymisert eller pseudonymisert der det er mulig.
• Overvåkningsdata: Overvåking av ansatte er strengt regulert og krever ofte samtykke fra den ansatte eller en særskilt begrunnelse. Dette er et område som fort kan krysse grensen for hva som er lovlig.

Eksempler på ulovlig lagring:

• Sensitive personopplysninger: Informasjon om helsetilstand (utenfor det som er nødvendig for sykefravær), seksuell orientering, politiske synspunkter eller religiøs tro bør aldri lagres uten samtykke fra den ansatte, med mindre det er et helt spesielt og lovpålagt unntak.
• Opplysninger uten relevant formål: Å lagre informasjon uten en klar og legitim kobling til arbeidsforholdet er ulovlig.
• Overvåkning uten begrunnelse: Å overvåke ansatte uten en klar begrunnelse, for eksempel ved bruk av kameraovervåking eller sporing av datamaskinaktivitet, er ulovlig.

Dine rettigheter:

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger arbeidsgiveren din lagrer om deg. Du har også rett til å kreve korrigering av feil, sletting av opplysninger som ikke lenger er nødvendige, og å begrense behandlingen av opplysningene dine.

Konklusjon:

Arbeidsgiveren din har et ansvar for å behandle personopplysningene dine på en forsvarlig måte. Hvis du er usikker på om lagringen av opplysninger om deg er lovlig, bør du ta kontakt med arbeidsgiveren din eller Datatilsynet. Åpenhet og klar kommunikasjon om personvern er viktig for et godt arbeidsforhold.