Hvilke dokumenter skal arkiveres?

Hvilke dokumenter skal arkiveres – Mer enn bare tall og lover

Når vi snakker om dokumentarkivering i en bedrift, er det lett å tenke på tykke permer med regnskap og lovpålagte krav. Og ja, finansielle dokumenter er utvilsomt viktige, men bildet er langt mer komplekst enn som så. En effektiv arkivering er ryggraden i en velsmurt organisasjon, og omfatter langt flere dokumenttyper enn de som kreves av loven.

Finansielle dokumenter – Hjertet i arkivet, men ikke hele kroppen

Som nevnt, er den finansielle dokumentasjonen grunnleggende. Regnskap, årsrapporter, skattemeldinger og bankutskrifter er ikke bare nødvendig for å oppfylle lovpålagte krav og sikre sporbarhet ved revisjoner. De gir også et viktig innblikk i selskapets økonomiske helse og utvikling over tid. Tenk på det som et historisk arkiv over selskapets finansielle reise. Presis og komplett arkivering av disse dokumentene gjør det mulig å analysere trender, identifisere risikoområder og ta informerte beslutninger for fremtiden.

Utover finansene – Byggeklossene i selskapet

Men hva med alle de andre dokumentene som bidrar til å holde hjulene i gang? Her er noen eksempler på dokumenttyper som ofte overses, men som er like viktige å arkivere:

• Kontrakter og avtaler: Alt fra leiekontrakter og leverandøravtaler til ansettelseskontrakter og kundekontrakter må arkiveres systematisk. Dette sikrer at du har tilgang til viktig informasjon om rettigheter, forpliktelser og vilkår, noe som er essensielt ved tvister eller endringer.
• Korrespondanse: E-poster, brev og annen skriftlig kommunikasjon kan inneholde verdifull informasjon om beslutninger, avtaler og hendelser. Tenk på e-poster som bekrefter en ordre, eller et brev som dokumenterer en kundeklage.
• Prosjektdokumentasjon: Dette inkluderer alt fra prosjektplaner og risikovurderinger til møtereferater og sluttrapporter. God prosjektdokumentasjon gjør det mulig å lære av tidligere prosjekter, forbedre effektiviteten og sikre at kunnskap ikke går tapt når ansatte slutter.
• HR-dokumentasjon: Ansettelsesdokumenter, utviklingssamtaler, sykefravær og annen personalrelatert dokumentasjon er viktig for å overholde arbeidsmiljøloven og håndtere eventuelle konflikter.
• Kvalitetsdokumentasjon: Dokumentasjon som viser at selskapet følger kvalitetsstandarder og -prosedyrer. Dette kan inkludere sertifiseringer, interne revisjoner og avviksrapporter.
• Forsikringsdokumenter: Poliser, skademeldinger og annen forsikringsrelatert dokumentasjon er viktig i tilfelle ulykker eller skader.
• Immaterielle rettigheter: Patentdokumenter, varemerkeregistreringer og opphavsrettslige dokumenter er avgjørende for å beskytte selskapets immaterielle verdier.

Digitalisering og systematisering – Nøkkelen til effektiv arkivering

I dagens digitale tidsalder er det viktig å digitalisere dokumenter der det er mulig. Dette gjør det lettere å søke etter og få tilgang til informasjon, samt reduserer behovet for fysisk lagringsplass. Implementering av et dokumenthåndteringssystem (DMS) kan være en god investering for å sikre at dokumentene er organisert, beskyttet og lett tilgjengelige.

Konklusjon:

Arkivering er mer enn bare et pliktløp. Det er en investering i selskapets fremtid. Ved å ta et helhetlig grep og arkivere alle relevante dokumenter, ikke bare de finansielle, kan du sikre sporbarhet, forbedre effektiviteten, redusere risiko og ta bedre informerte beslutninger. En god arkiveringspraksis er rett og slett et tegn på et veldrevet og fremoverlent selskap.