Jak stornovat fakturu iDoklad?

Storno faktury v iDokladu: Průvodce, na který se můžete spolehnout

Potřebujete stornovat fakturu v iDokladu? I když se to může zdát komplikované, ve skutečnosti je proces poměrně jednoduchý a přímý. Důležité je ale porozumět rozdílu mezi stornem celé faktury a stornem částečným, abyste správně postupovali a zajistili, že váš účetnictví bude v pořádku. Tento článek se zaměří na různé situace a nabídne vám ucelený pohled na storno faktur v iDokladu, s důrazem na postupy a užitečné tipy, které nenajdete v obecných nápovědách.

Kdy potřebujete stornovat fakturu?

Storno faktury se provádí v situacích, kdy faktura byla vystavena chybně. Mezi nejčastější důvody patří:

• Chybná částka: Faktura obsahuje nesprávnou cenu za produkt či službu.
• Chybné údaje: Na faktuře jsou špatně uvedeny údaje o odběrateli, jako je název firmy, IČO nebo DIČ.
• Nedoručení zboží/služby: Zboží nebo služba, za kterou byla faktura vystavena, nakonec nebyla dodána.
• Zrušení objednávky: Objednávka, na jejímž základě byla faktura vystavena, byla zrušena.
• Duplicitní faktura: Byla vystavena faktura se stejnými údaji jako jiná, již existující faktura.

Storno celé faktury: Krok za krokem

Nejjednodušší situace nastává, když potřebujete stornovat celou fakturu. iDoklad k tomu nabízí intuitivní řešení:

1. Najděte fakturu: V iDokladu vyhledejte fakturu, kterou chcete stornovat.
2. Vytvořte dobropis: U faktury najdete možnost “Vytvořit dobropis”. Klikněte na ni. iDoklad automaticky předvyplní dobropis údaji z původní faktury.
3. Důvod opravy: Pečlivě vyplňte pole “Důvod opravy”. Uveďte konkrétní důvod, proč fakturu stornujete (např. “Chybná cena”, “Zrušení objednávky”, “Špatné IČO odběratele”). Konkrétní a jasný důvod usnadní pozdější kontrolu.
4. Zkontrolujte a uložte: Zkontrolujte všechny údaje na dobropisu. Ujistěte se, že souhlasí s původní fakturou. Poté klikněte na “Uložit”. Tímto krokem se původní faktura stornuje a dobropis se uloží.
5. Propojení: iDoklad automaticky propojí původní fakturu a dobropis, což usnadní sledování.

Storno částečné faktury: Úprava dobropisu

Částečné storno faktury je o něco složitější, protože je potřeba upravit údaje na dobropisu tak, aby odpovídaly skutečnosti. Například, pokud vracíte pouze část zboží.

1. Vytvořte dobropis (stejně jako u storno celé faktury): Postupujte podle kroků 1 a 2 z postupu pro storno celé faktury.
2. Upravte dobropis: Nyní nastává klíčová část. Upravte údaje v dobropisu tak, aby odpovídaly jen té části faktury, kterou vracíte/stornujete. To může zahrnovat:
   • Úpravu množství: Změňte množství vráceného zboží nebo služeb.
   • Úpravu ceny: Změňte cenu za vrácené zboží nebo služby (pokud je vracíte s jinou cenou).
   • Odstranění položek: Odstraňte z dobropisu položky, které se storno netýkají.
3. Kontrola a uložení: Stejně jako u storno celé faktury, pečlivě zkontrolujte všechny údaje na dobropisu a uložte jej.

Tipy a triky pro storno faktur v iDokladu:

• Archivace původní faktury: I když je faktura stornována, iDoklad si ji uchová v archivu. To je důležité pro účetní účely a pro případné kontroly.
• Dobropis jako doklad: Dobropis je důležitý doklad, proto jej uložte a zašlete odběrateli.
• Komunikace s odběratelem: Vždy informujte odběratele o stornování faktury a o důvodu storna. Zabráníte tak nedorozuměním.
• Sledování historie: iDoklad uchovává historii všech provedených změn u faktury, včetně storno. Využijte tuto funkci pro kontrolu a ověření správnosti.
• Automatizace: Pokud často stornujete faktury ze stejného důvodu, zvažte využití šablon dobropisů v iDokladu, které vám ušetří čas.
• Používejte interní poznámky: U stornované faktury si můžete přidat interní poznámku s podrobnějším vysvětlením důvodu stornování. Tyto poznámky jsou viditelné pouze pro vás a vaše spolupracovníky.

Čemu se vyhnout při stornování faktur:

• Mazání faktury: Nikdy nemažte původní fakturu. Vždy použijte funkci stornování. Mazání faktury by způsobilo nesrovnalosti v účetnictví.
• Oprava původní faktury: Namísto stornování a vytvoření dobropisu neopravujte přímo původní fakturu. To by mohlo vést k problémům s daněmi.
• Stornování pro úpravu splatnosti: Stornování faktury není správný postup pro úpravu splatnosti. Pro úpravu splatnosti použijte funkci úpravy faktury (pokud to iDoklad umožňuje) nebo se s odběratelem domluvte na jiné formě dohody.

Závěrem:

Storno faktury v iDokladu je proces, který by měl být prováděn pečlivě a s ohledem na výše uvedené tipy. Důležité je porozumět rozdílu mezi stornem celé faktury a stornem částečným a vybrat správný postup. S dodržováním těchto rad si zajistíte správné účetnictví a vyhnete se potenciálním problémům. Pokud si nejste jisti, vždy se poraďte s odborníkem na účetnictví.