Jak opravit chybně vystavenou fakturu?

Jak elegantně vyřešit chybnou fakturu: Opravný doklad versus bezdokladová oprava

Chyby se stávají. A občas se vetřou i do tak důležitého dokumentu, jakým je faktura. Co ale dělat, když už je faktura vystavená a vy zjistíte, že obsahuje nesrovnalosti? Nezoufejte, existují dva hlavní způsoby, jak situaci napravit: vystavení opravného dokladu (dokladová oprava) a bezdokladová oprava (přímá oprava na faktuře). Pojďme se na ně podívat podrobněji, abyste věděli, kterou variantu zvolit.

Opravný doklad: Jistota a srozumitelnost pro všechny

Opravný doklad (často nazývaný “dobropis” nebo “vrubopis”) je samostatný dokument, který se vystavuje k původní faktuře. Funguje jako její dodatek, který koriguje původní chybu. Tento postup je ideální, pokud už byla faktura odeslána zákazníkovi, případně pokud se jedná o chybu složitějšího charakteru.

Kdy je opravný doklad správná volba?

• Faktura již byla odeslána: Toto je klíčový moment. Jakmile faktura opustí vaše prostory, bezdokladová oprava nepřichází v úvahu.
• Chyba je zásadní: Pokud se jedná o chybu v ceně, DPH, množství nebo jiném podstatném údaji, opravný doklad zajistí transparentnost a správnou evidenci.
• Potřebujete detailní záznam: Opravný doklad slouží jako samostatný záznam o provedené korekci, což je užitečné pro audit a daňové účely.

Co musí obsahovat opravný doklad?

Základní požadavky na opravný doklad jsou podobné jako u faktury. Musí obsahovat:

• Číslo opravného dokladu: Jednoznačně identifikuje tento doklad.
• Odkaz na původní fakturu: Uveďte číslo a datum původní faktury, kterou opravujete.
• Popis provedené opravy: Jasně popište, co bylo v původní faktuře chybně a jaká je správná hodnota.
• Správné hodnoty: Uveďte správné hodnoty, včetně ceny, DPH a celkové částky.
• Záhlaví a zápatí s firemními údaji: Stejně jako u faktury, i opravný doklad musí obsahovat identifikační údaje vaší firmy.

Bezdokladová oprava: Rychlé řešení pro interní potřeby

Bezdokladová oprava, neboli přímá oprava na faktuře, je možná pouze za určitých podmínek. Klíčové je, že faktura nesmí opustit vaši firmu. Pokud chybu zjistíte ihned po vystavení faktury a ta je stále u vás, můžete ji opravit přímo.

Kdy je bezdokladová oprava vhodná?

• Faktura je stále u vás: Znovu zdůrazňujeme, že faktura nesmí být odeslána zákazníkovi.
• Chyba je drobná: Jedná se například o překlep v adrese, špatně zadané datum splatnosti nebo jinou minoritní chybu.
• Oprava je snadno čitelná: Oprava musí být provedena tak, aby bylo jasně vidět, co bylo původně napsáno a jaká je správná hodnota.

Jak provést bezdokladovou opravu?

• Přeškrtněte chybné údaje jednou čarou: Důležité je, aby byl původní text čitelný.
• Napište správné údaje nad nebo vedle přeškrtnutého textu.
• Podepište a orazítkujte opravu: Tím potvrdíte, že opravu provedla oprávněná osoba.

Důležité upozornění: Ačkoliv je bezdokladová oprava možná, doporučuje se používat ji s rozvahou a pouze u drobných chyb. V případě pochybností je vždy lepší vystavit opravný doklad, který poskytuje jasnější a transparentnější záznam.

Závěrem:

Volba mezi opravným dokladem a bezdokladovou opravou závisí na konkrétní situaci. Pokud už byla faktura odeslána, nebo se jedná o zásadní chybu, je opravný doklad nezbytný. V opačném případě, pokud je faktura stále u vás a chyba je drobná, můžete zvážit bezdokladovou opravu. Vždy se ale řiďte zdravým rozumem a volte postup, který zajistí jasnost, správnost a transparentnost pro všechny zúčastněné.