Jak účtovat chybnou platbu?

Jak účtovat vrácenou platbu faktury a udržet účetnictví v pořádku

Vrácení platby za fakturu může na první pohled vypadat jako drobná komplikace, ale bez správného zaúčtování může vést k nepřesnostem v účetnictví a následným problémům. Důležité je sladit bankovní výpis s fakturační agendou, aby oba systémy ukazovaly stejnou realitu. Tento článek vám krok za krokem vysvětlí, jak postupovat, abyste se vyhnuli chybám a udrželi si přehled o financích.

Představte si situaci: zákazník omylem zaplatí dvakrát stejnou fakturu nebo banka vrátí platbu z důvodu chyby ve variabilním symbolu. Ať už je důvod jakýkoli, musíte reagovat správně a efektivně.

Klíčem k úspěchu je zrušení původní likvidace platby. Ve většině účetních softwarů najdete tuto funkci v sekci bankovních výpisů, obvykle pod názvem “Zrušit likvidaci”, “Odlinkovat platbu” nebo podobným označením. Tento krok je zásadní, protože obnoví fakturu do stavu “neuhrazeno” a uvolní platbu pro správné zaúčtování.

Postup krok za krokem:

1. Identifikujte vrácenou platbu: V bankovním výpisu vyhledejte transakci, která představuje vrácenou platbu. Zkontrolujte variabilní symbol, částku a datum, abyste se ujistili, o kterou fakturu se jedná.

2. Najděte původní likvidaci: V účetním softwaru vyhledejte původní záznam o platbě, který byl spárován s fakturou. Obvykle se nachází v sekci bankovních výpisů, kde se zobrazuje propojení s fakturou.

3. Zrušte likvidaci: Použijte funkci “Zrušit likvidaci”, “Odlinkovat platbu” nebo ekvivalentní možnost v daném softwaru. Tímto krokem zrušíte spojení mezi platbou a fakturou.

4. Zaúčtujte vrácenou platbu: Vrácenou platbu zaúčtujte na příslušný účet, nejčastěji 321 (pokud se jedná o bankovní účet) a protiúčtem bude účet 221 (odběratelé). V popisu transakce uveďte jasnou informaci o důvodu vrácení platby.

5. Informujte zákazníka: V případě, že se jedná o chybu na straně zákazníka, je vhodné ho informovat o vrácení platby a požádat o opětovné uhrazení faktury.

Důsledky nezaúčtování vrácené platby:

• Nesprávný stav pohledávek: Vaše účetnictví bude ukazovat nesprávný stav pohledávek, což může vést k chybným finančním výkazům.
• Problémy s DPH: Pokud byla faktura s DPH a platba byla vrácena, může to způsobit komplikace při daňovém přiznání.
• Zmatek v komunikaci se zákazníkem: Nesprávné zaúčtování může vést k nedorozuměním se zákazníkem ohledně stavu jeho plateb.

Správné zaúčtování vrácené platby je důležité pro udržení přesnosti a integrity vašeho účetnictví. Dodržováním výše uvedených kroků se vyhnete zbytečným komplikacím a udržíte si přehled o financích.