Jak dlouho se musí archivovat mzdové listy?

Jak dlouho archivovat mzdové listy? 45 let od roku vztahu!

Archivování mzdových listů a souvisejících záznamů o důchodovém pojištění podléhá novým pravidlům, platným od roku 2023. Důležité je vědět, že lhůta se prodloužila a dřívější 30leté archivování už není aktuální.

Od roku 2023 je nutné mzdové listy a související účetní záznamy archivovat po dobu 45 let od roku, ke kterému se tyto dokumenty vztahují. To znamená, že mzdové listy za rok 2023 musíte archivovat 45 let, tedy do roku 2068. Záznamy za rok 2028 pak až do roku 2073.

Toto prodloužení lhůty je nezbytné pro splnění legislativních požadavků v oblasti důchodového pojištění a umožňuje orgánům státní správy provádět efektivní kontroly a posouzení případných nesrovnalostí.

Příklad: Mzdový list za rok 2025 je nutné archivovat do roku 2070.

Důležité: Správná a úplná evidence mzdových listů je klíčová nejen pro dodržování legislativy, ale i pro eventuální řešení případných sporů nebo pro získání požadovaných údajů.

Jak archivovat dokumenty efektivně:

• Používejte digitální metody: Zvažte digitální archivaci mzdových listů. Moderní softwarové řešení a cloudová úložiště mohou zjednodušit a zrychlit archivaci, umožňují snadný přístup a zároveň šetří fyzické prostor.
• Dodržujte pravidla bezpečnosti: Bez ohledu na to, zda archivujete digitálně, či fyzicky, je důležité zajistit bezpečnost dokumentů před ztrátou, poškozením a neoprávněným přístupem.
• Vytvořte přehlednou strukturu: Systematická organizace archivu usnadní rychlý přístup k potřebným informacím.

Nepřekračování stanovené archivní lhůty je zásadní pro vyhnutí se případným sankcím a pro zachování práv zaměstnanců a firmy.