Como fazer a descrição de um problema?

Descrevendo um Problema com Precisão: Além dos 5Ws e 1H

Descrever um problema de forma eficaz é crucial para encontrar soluções. Enquanto os 5Ws (Quem, O quê, Quando, Onde, Por quê) e o H (Como) fornecem um bom ponto de partida, uma descrição completa exige mais do que simplesmente responder a essas perguntas. É preciso ir além da superfície e apresentar os fatos de forma sucinta e estruturada, facilitando a compreensão e direcionando a busca por soluções.

Este artigo apresenta uma abordagem prática para descrever problemas, indo além da simples enumeração dos 5Ws e H, focando na clareza, objetividade e na construção de um contexto completo.

1. Definindo o Escopo:

Antes de se aprofundar nos detalhes, defina o escopo do problema. Qual é a área afetada? Isso ajuda a delimitar o problema e evita divagações. Por exemplo, em vez de “Problemas no sistema”, especifique “Lentidão no acesso ao módulo de vendas do sistema CRM”.

2. Contexto é Rei:

Responda aos 5Ws e H, mas contextualize-os. Não basta dizer “o sistema está lento”. Explique o impacto dessa lentidão. Por exemplo: “O sistema está lento, impactando o tempo de resposta aos clientes e gerando atrasos no fechamento de vendas.”

3. Dados, Dados, Dados:

Sempre que possível, quantifique o problema. Números e dados concretos adicionam peso à descrição. “Lentidão no sistema” é subjetivo. “O sistema leva em média 3 minutos para carregar uma página, um aumento de 200% em relação à semana passada” é objetivo e mensurável. Utilize métricas, gráficos e exemplos específicos para ilustrar o problema.

4. Impacto e Urgência:

Descreva o impacto do problema e o nível de urgência para sua resolução. Quais são as consequências de não resolvê-lo? Isso ajuda a priorizar a busca por soluções. “A lentidão do sistema está impactando a produtividade da equipe de vendas e pode levar à perda de clientes se não for resolvida em uma semana.”

5. Público-Alvo:

Adapte a linguagem da descrição ao público-alvo. Uma descrição técnica para a equipe de TI será diferente de uma descrição para a diretoria. A linguagem deve ser clara, concisa e acessível ao público que irá recebê-la.

6. Fluxo Lógico:

Organize as informações de forma lógica e coerente. Comece com uma breve descrição do problema, seguida pelos detalhes, impacto e urgência. Evite informações irrelevantes ou redundantes.

7. Exemplo Prático:

Imagine o problema: “Dificuldade para acessar o sistema de gestão de projetos”. Uma descrição eficaz seria:

“Desde a última atualização do sistema (Quando), os usuários (Quem) estão enfrentando dificuldades para acessar o sistema de gestão de projetos (O quê). O tempo de carregamento das páginas aumentou em 50% (Dados), impactando o acompanhamento das tarefas e o cumprimento dos prazos dos projetos (Impacto). A equipe de desenvolvimento já foi notificada, mas até o momento não identificou a causa do problema (Contexto/Por quê). Essa lentidão está afetando diretamente a produtividade das equipes e pode comprometer a entrega dos projetos, gerando prejuízos financeiros (Urgência). É necessário encontrar uma solução o mais breve possível, idealmente dentro de 48 horas (Urgência).”

Conclusão:

Descrever um problema de forma eficaz vai além de simplesmente responder aos 5Ws e H. Requer uma abordagem estruturada, com foco na clareza, objetividade e contextualização. Ao seguir as dicas apresentadas neste artigo, você estará mais preparado para descrever problemas de forma precisa, facilitando a busca por soluções eficazes e minimizando os impactos negativos.