Como fazer uma descrição de um problema?

Descrevendo um Problema com Precisão: O Poder dos 5W

Descrever um problema de forma eficaz é o primeiro passo para encontrar a solução ideal. Uma descrição vaga e incompleta pode levar a análises equivocadas e, consequentemente, a soluções ineficazes. Para evitar esse cenário, a clareza e a concisão são essenciais. Este artigo apresenta um guia prático para descrever problemas com precisão, utilizando o método dos 5W – quem, o quê, onde, quando e por quê – como base para uma análise completa e objetiva. Lembre-se: neste momento, o foco é apenas compreender o problema, a solução (o “como” do método 5W2H) será abordada posteriormente.

A Importância da Concisão:

Imagine um médico tentando diagnosticar uma doença sem informações precisas sobre os sintomas do paciente. A descrição do problema é o equivalente aos sintomas, fornecendo os dados necessários para um “diagnóstico” preciso. Ser conciso significa ir direto ao ponto, eliminando informações irrelevantes e focando nos fatos que realmente importam. Evite divagações e interpretações pessoais nesta etapa; o objetivo é apresentar o problema de forma neutra e factual.

Os 5W: Seu Guia para uma Descrição Completa:

A metodologia dos 5W oferece uma estrutura simples e eficaz para garantir que todos os aspectos relevantes do problema sejam considerados. Vamos explorar cada um deles:

• Quem (Who)?: Identifique as pessoas ou grupos afetados pelo problema. Seja específico: “Equipe de Marketing” é mais informativo do que “funcionários”. Em alguns casos, sistemas ou equipamentos podem ser o “quem” afetado.

• O quê (What)?: Descreva o problema em si. Qual é a situação indesejada? Use verbos de ação para descrever o que está acontecendo. Por exemplo, “O sistema de CRM está apresentando falhas frequentes” é mais preciso do que “Temos problemas com o CRM”. Quantifique o problema sempre que possível: “As falhas ocorrem em média três vezes por dia”.

• Onde (Where)?: Especifique o local onde o problema ocorre. Isso pode ser um local físico (“sala de reuniões”), um sistema específico (“módulo de vendas do CRM”), ou até mesmo um processo (“etapa de aprovação de orçamento”).

• Quando (When)?: Determine quando o problema começou e com que frequência ocorre. “Desde a última atualização do software” ou “todas as segundas-feiras pela manhã” são exemplos de informações relevantes. A precisão temporal é crucial para identificar padrões e causas.

• Por que (Why)?: Aqui, você deve listar as possíveis causas do problema, baseando-se em observações e evidências, não em suposições. Se a causa ainda é desconhecida, indique isso claramente: “Causa desconhecida, necessita investigação”. Evite atribuir culpas nesta fase; o foco é compreender o problema, não apontar dedos.

Exemplo Prático:

Imagine o seguinte problema: “A impressora está com problemas”. Utilizando os 5W, podemos descrever o problema de forma muito mais completa:

• Quem: A equipe de vendas está sendo afetada, pois não consegue imprimir propostas comerciais.
• O quê: A impressora multifuncional (modelo XYZ) está apresentando manchas de tinta em todas as impressões e congestionamentos de papel frequentes.
• Onde: A impressora está localizada na sala de equipamentos, no terceiro andar.
• Quando: O problema começou na última semana, após a troca do toner. Ocorre em média 5 vezes por dia.
• Por que: Suspeita-se que o novo toner seja incompatível ou esteja com defeito. Outra possibilidade é que a impressora necessite de limpeza.

Conclusão:

Ao descrever um problema utilizando os 5W, você cria uma base sólida para a análise e a busca de soluções eficazes. A concisão e a precisão são fundamentais para garantir que todos entendam o problema da mesma forma, evitando mal-entendidos e direcionando os esforços para a resolução. Lembre-se: uma descrição bem feita é o primeiro passo para solucionar qualquer problema.