Co powinno znajdować się w aktach osobowych?

Akta osobowe pracownika: Kompletny przewodnik po zawartości i znaczeniu

Akta osobowe pracownika to swoisty “paszport” jego kariery w danej firmie. To zbiór dokumentów, które od momentu nawiązania stosunku pracy, aż do jego ustania, dokumentują przebieg zatrudnienia, obowiązki, uprawnienia i osiągnięcia pracownika. Wiedza o tym, co powinny zawierać akta osobowe jest kluczowa zarówno dla pracodawcy, który musi dbać o ich prawidłowe prowadzenie, jak i dla pracownika, który ma prawo do wglądu i ewentualnego sprostowania zawartych w nich informacji.

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również istotnym elementem zarządzania zasobami ludzkimi. Pełnią one rolę dowodową w przypadku sporów pracowniczych, ułatwiają ocenę pracy i rozwój kariery pracownika, a także są niezbędne w procesie rekrutacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Co konkretnie powinny zawierać akta osobowe pracownika? Najczęściej wymienia się następujące elementy:

A. Dokumentacja związana z nawiązaniem stosunku pracy:

• Umowa o pracę (lub inny dokument stanowiący podstawę zatrudnienia): Kluczowy dokument, określający warunki zatrudnienia, takie jak stanowisko, rodzaj umowy (na czas określony, nieokreślony, próbny), wymiar czasu pracy, wynagrodzenie i miejsce pracy. Umowa powinna być przechowywana w oryginale.
• Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych: Obejmuje to dokumenty identyfikacyjne (dowód osobisty, paszport), dyplomy i świadectwa potwierdzające kwalifikacje, zaświadczenia o ukończonych kursach i szkoleniach, a także oświadczenie pracownika o korzystaniu (lub nie) z uprawnień rodzicielskich. Ważne jest, aby pracodawca gromadził jedynie te dane, które są niezbędne do realizacji obowiązków wynikających ze stosunku pracy i przestrzegał zasad RODO.
• Skierowanie na badania lekarskie wstępne: Potwierdzenie zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku.

B. Dokumentacja związana z przebiegiem zatrudnienia:

• Zakres czynności (zakres obowiązków): Precyzyjne określenie obowiązków i odpowiedzialności pracownika na zajmowanym stanowisku. Zakres czynności może być częścią umowy o pracę lub stanowić odrębny dokument.
• Potwierdzenia zapoznania się pracownika z regulaminami, instrukcjami i zasadami obowiązującymi w firmie: Potwierdzenie, że pracownik zapoznał się z regulaminem pracy, regulaminem wynagradzania, przepisami BHP, instrukcjami obsługi maszyn i urządzeń, procedurami antymobbingowymi itp. Jest to kluczowe z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę pracy.
• Dokumenty dotyczące kar porządkowych: Upomnienia, nagany lub kary pieniężne nałożone na pracownika za naruszenie obowiązków pracowniczych.
• Dokumenty dotyczące szkoleń: Zaświadczenia o odbytych szkoleniach BHP, szkoleniach stanowiskowych, kursach doszkalających i innych formach podnoszenia kwalifikacji.
• Dokumenty dotyczące urlopów: Wnioski urlopowe, karty urlopowe i inne dokumenty potwierdzające wykorzystanie urlopu wypoczynkowego.
• Dokumenty dotyczące wynagrodzenia: Listy płac, paski wypłat, dokumenty potwierdzające wypłatę nagród, premii i innych świadczeń.
• Oceny okresowe: Wyniki oceny pracy pracownika, zawierające informacje o jego mocnych i słabych stronach, osiągnięciach i obszarach wymagających poprawy.
• Podania i wnioski pracownika: Wnioski o podwyżkę, zmianę stanowiska, urlop bezpłatny, itp.

C. Dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy:

• Świadectwo pracy: Dokument potwierdzający okres zatrudnienia, zajmowane stanowiska, wymiar czasu pracy, podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy, informację o urlopie wypoczynkowym niewykorzystanym przez pracownika i inne dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych.
• Oświadczenie pracownika o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę: Dokument potwierdzający wolę pracownika co do zakończenia stosunku pracy.
• Dokumenty związane z rozliczeniem wynagrodzenia: Ostateczne rozliczenie wynagrodzenia, odprawy i innych świadczeń przysługujących pracownikowi w związku z ustaniem zatrudnienia.

Dodatkowe uwagi:

• Forma prowadzenia akt osobowych: Akta osobowe mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej, pracodawca musi zapewnić bezpieczeństwo danych i dostęp do nich upoważnionym osobom.
• Okres przechowywania akt osobowych: Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe przez określony czas, wynikający z przepisów prawa.
• Prawo dostępu do akt osobowych: Pracownik ma prawo do wglądu do swoich akt osobowych, sporządzania z nich notatek i odpisów. Może również żądać sprostowania nieprawdziwych lub niekompletnych danych.

Podsumowując, akta osobowe to kompleksowy zbiór dokumentów, które odzwierciedlają przebieg zatrudnienia pracownika. Ich prawidłowe prowadzenie jest istotne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Zapewniają one transparentność relacji pracowniczych, ułatwiają zarządzanie zasobami ludzkimi i stanowią istotne źródło informacji w przypadku sporów. Świadomość tego, co powinno znajdować się w aktach osobowych, pozwala uniknąć błędów i nieporozumień, a także zabezpiecza interesy obu stron stosunku pracy.