Kiedy 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej?

50 lat z teczką pracownika: Dlaczego tak długo i kogo to dotyczy?

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat często budzi zdziwienie. Skąd tak długi okres i kogo on właściwie dotyczy? Wbrew obiegowym opiniom, nie każdy pracodawca musi magazynować stosy dokumentów przez pół wieku. Zasada 50-letniej archiwizacji odnosi się do konkretnej grupy pracowników i określonego okresu zatrudnienia.

Mowa o osobach zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku. Właśnie dla tej grupy pracowników pracodawcy zobowiązani są przechowywać dokumentację przez 50 lat od momentu rozwiązania stosunku pracy. Chodzi tu zarówno o akta osobowe, zawierające dane identyfikacyjne, informacje o wykształceniu, przebiegu zatrudnienia, jak i dokumentację związaną z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń, w tym listy płac, karty zasiłkowe czy dokumenty potwierdzające odprowadzenie składek.

Dlaczego akurat 50 lat? Ten okres został ustalony w związku z potencjalnymi roszczeniami emeryjnymi i rentowymi. Długi czas przechowywania dokumentów ma zapewnić pracownikom możliwość udowodnienia okresów składkowych i nieskładkowych, co może mieć kluczowe znaczenie dla ustalenia wysokości świadczeń. Po upływie 50 lat, gdy ewentualne roszczenia ulegną przedawnieniu, dokumentacja może zostać zniszczona.

Należy podkreślić, że dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku oraz po 31 grudnia 2018 roku obowiązują inne zasady archiwizacji. W pierwszym przypadku dokumentacja przechowywana jest przez 10 lat, a w drugim – przez 10 lat, z możliwością skrócenia tego okresu do 5 lat, pod warunkiem przekazania informacji o okresach składkowych i nieskładkowych do ZUS-u.

Podsumowując, 50-letni okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej to specyficzna regulacja dotycząca wąskiej grupy pracowników. Zrozumienie tych zasad pozwala pracodawcom uniknąć błędów w gospodarce dokumentacją i potencjalnych konsekwencji prawnych. Z kolei pracownikom daje pewność, że ich prawa zostaną zabezpieczone na wypadek konieczności udokumentowania przebiegu zatrudnienia.