Kiedy przechowujemy akta osobowe 50 lat?

Tajemnice długowieczności papierów firmowych: Kiedy akta osobowe żyją pół wieku?

W dzisiejszym cyfrowym świecie, papierowe dokumenty, zwłaszcza te dotyczące historii zatrudnienia, mogą wydawać się reliktem przeszłości. Jednak wciąż obowiązują przepisy, które nakazują pracodawcom archiwizować akta osobowe pracowników przez długi czas. Kluczowe pytanie brzmi: w jakich przypadkach akta pracownika muszą spędzić w firmowych archiwach aż pół wieku?

50 lat – magiczna liczba w świecie kadr

Zgodnie z aktualnymi regulacjami, okres przechowywania akt osobowych zależy od daty nawiązania stosunku pracy. To właśnie data zatrudnienia staje się swoistym “punktem zwrotnym” decydującym o losie dokumentów.

Zasada jest prosta, ale warto ją utrwalić:

• Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 roku: Tutaj wciąż króluje zasada 50-letniego okresu przechowywania akt osobowych. Oznacza to, że dokumentacja dotycząca osób, które rozpoczęły pracę w danej firmie w roku 2018 lub wcześniej, musi być starannie archiwizowana przez pół wieku, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy.

• Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku: W ich przypadku, okres przechowywania akt został skrócony do 10 lat. To znaczące ułatwienie dla pracodawców, redukujące koszty archiwizacji i zwalniające cenne miejsce w firmowych przestrzeniach.

Dlaczego te różnice?

Skąd ta rozbieżność w okresach przechowywania? Zmiana ta wynika z nowelizacji przepisów prawa pracy, mającej na celu uproszczenie i unowocześnienie procesów kadrowych. Wprowadzono krótszy okres przechowywania akt osobowych, jednocześnie dając pracodawcom możliwość skanowania i digitalizacji dokumentów, co pozwala na oszczędność miejsca i łatwiejszy dostęp do informacji.

Co wchodzi w skład akt osobowych?

Zanim przejdziemy do dalszych rozważań, warto przypomnieć, co w ogóle kryje się pod pojęciem “akt osobowych”. Zazwyczaj są to:

• Dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie (CV, list motywacyjny, dyplomy).
• Dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, aneksy, świadectwa pracy, zaświadczenia o ukończonych szkoleniach).
• Dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy (wypowiedzenie, porozumienie stron).
• Inne dokumenty, które mogą wynikać ze specyfiki danego stanowiska lub wymagań prawnych.

Kiedy 50 lat staje się problemem (lub szansą)?

Długi okres przechowywania akt osobowych może stanowić wyzwanie dla firm, zwłaszcza tych z długą historią działalności. Archiwizacja dużej ilości dokumentów generuje koszty związane z:

• Przestrzenią magazynową: Potrzeba przeznaczenia odpowiedniej przestrzeni na przechowywanie dokumentów, co może być szczególnie problematyczne w dużych miastach.
• Utrzymaniem porządku: Konieczność uporządkowania i skatalogowania dokumentów, aby łatwo można było je odnaleźć w razie potrzeby.
• Bezpieczeństwem: Zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania (temperatura, wilgotność), aby dokumenty nie uległy zniszczeniu.

Jednak z drugiej strony, starannie zachowane akta osobowe mogą stanowić cenne źródło wiedzy o historii firmy, jej pracownikach i procesach zachodzących w przeszłości. Mogą być wykorzystane w celach badawczych, historycznych, a także w przypadku sporów prawnych.

Co z digitalizacją?

Nowelizacja przepisów prawa pracy, jak wspomniano, otworzyła drogę do digitalizacji akt osobowych. Pracodawcy mogą skanować papierowe dokumenty i przechowywać je w formie elektronicznej. To znaczne ułatwienie, które pozwala na oszczędność miejsca, szybszy dostęp do informacji i zwiększenie bezpieczeństwa danych.

Podsumowując:

Pamiętajmy, że data zatrudnienia pracownika determinuje okres przechowywania jego akt osobowych. Osoby zatrudnione przed 1 stycznia 2019 roku “gwarantują” swoim dokumentom 50-letnią podróż po firmowych archiwach, podczas gdy dla tych zatrudnionych później, okres ten został skrócony do 10 lat. Warto znać te zasady i odpowiednio planować procesy archiwizacji dokumentacji kadrowej, aby uniknąć problemów i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami. Digitalizacja to klucz do efektywnego zarządzania dokumentami w nowoczesnym przedsiębiorstwie.