Kto ma prawo wglądu do akt osobowych pracownika?

Kto posiada prawo wglądu do akt osobowych pracownika?

Akta osobowe pracownika to zbiór dokumentów zawierających informacje o jego zatrudnieniu, kwalifikacjach, przebiegu pracy oraz innych istotnych kwestiach. Ze względu na wrażliwą naturę tych danych, dostęp do nich jest ograniczony.

Osoby uprawnione do wglądu w akta osobowe

1. Pracownik

Sam pracownik ma nieograniczone prawo do wglądu we własne akta osobowe. Może je przeglądać, robić notatki i wyciągi. Pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikowi akta na jego żądanie.

2. Pracodawca i osoby upoważnione

Pracodawca lub osoby przez niego upoważnione mają dostęp do akt osobowych pracownika w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków. Osoby upoważnione muszą posiadać pisemne pełnomocnictwo od pracodawcy.

3. Organy nadzoru i kontroli

Organy nadzoru i kontroli, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy czy ZUS, mogą mieć dostęp do akt osobowych w celu przeprowadzenia kontroli lub inspekcji.

4. Instytucje państwowe

Instytucje państwowe, takie jak sądy czy prokuratury, mogą uzyskać dostęp do akt osobowych w przypadku prowadzenia postępowań karnych, cywilnych lub administracyjnych.

5. Osoby trzecie za zgodą pracownika

Pracownik może wyrazić zgodę na udostępnienie akt osobowych osobom trzecim, takim jak przedstawicielom związków zawodowych, doradcom prawnym czy członkom rodziny. Zgoda musi być wyrażona na piśmie.

Przestrzeganie zasad dostępu

Dostęp do akt osobowych musi odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie pracy oraz Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Osoby uprawnione do wglądu w akta osobowe mają obowiązek:

• Chronić dane osobowe pracownika przed nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
• Przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.
• Nie udostępniać danych osobowych osobom trzecim bez zgody pracownika.

Naruszenie zasad dostępu do akt osobowych może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną, a nawet karną.

Wyjątki od prawa dostępu

W niektórych przypadkach dostęp do akt osobowych może być ograniczony. Dotyczy to zwłaszcza:

• Informacji objętych tajemnicą służbową lub handlową.
• Opinii dotyczących pracownika, które mogą naruszyć jego dobra osobiste.
• Informacji o osobach trzecich, które nie wyraziły zgody na ich przetwarzanie.