ビジネスメールで「お待たせしました」と言いたいのですが、英語ではどう言います？

ビジネスメールで「お待たせしました」を英語で伝えるには、状況と相手との関係性によって適切な表現を使い分けることが重要です。単に「お待たせしました」と訳すのではなく、その背景にあるニュアンスを理解し、相手に失礼なく、かつプロフェッショナルな印象を与える表現を選ぶ必要があります。

「I apologize for the delay.」や「I’m sorry for the delay.」は、最も一般的でフォーマルな表現です。簡潔で、ビジネスシーンに適しており、相手への配慮も示せます。 遅延に対する謝罪が中心に置かれ、具体的な遅延の原因には触れていません。そのため、遅延の原因が明確でない場合や、原因の説明を後述する場合に最適です。例えば、見積もり提出の遅延について謝罪する場合、以下のように使えます。

Thank you for your patience. I apologize for the delay in submitting the quotation. We experienced some unforeseen circumstances, which are now resolved. Please find the attached quotation.

「I’m sorry to keep you waiting.」も「お待たせしました」を表現するのに使えますが、「keep you waiting」は相手を待たせてしまったという行為そのものに焦点を当てているため、状況によっては若干カジュアルに聞こえる可能性があります。例えば、会議に遅れて参加する場合や、電話対応で長時間待たせてしまった場合など、直接的な待ち時間を伴う状況で適切です。しかし、メールのような非同期的なコミュニケーションでは、少し不自然に聞こえる場合があります。 よりフォーマルな場では、「I apologize for the delay in responding to your email.」のように、具体的な遅延の内容を明確にすることで、より自然で丁寧な印象を与えられます。

また、遅延の原因を説明することで、謝罪の誠意をさらに深めることができます。単なる謝罪だけでなく、なぜ遅延が発生したのか、そしてその対策を説明することで、相手に信頼感を与え、今後の関係構築にも繋がります。 例えば、以下のように具体的な説明を加えることが有効です。

I apologize for the delay in responding to your inquiry. We have been experiencing an unusually high volume of requests recently, but we have implemented measures to improve our response times. We appreciate your understanding.

さらに、謝罪と同時に、今後の対応について言及することも重要です。遅延によって相手に与えた不利益を最小限に抑えるための具体的な行動を示すことで、プロフェッショナルな対応として評価されます。

We apologize for the delay in shipping your order. Due to unforeseen logistical challenges, the shipment has been delayed by [期間]. We have expedited the process and expect it to arrive by [新しい到着日]. We will keep you updated on its progress.

「お待たせしました」という表現一つをとっても、ビジネスシーンでは様々なニュアンスが込められています。単に訳語を当てはめるのではなく、文脈を理解し、適切な表現を選択することが、円滑なビジネスコミュニケーションに繋がります。状況に応じて、「I apologize for the delay.」、「I’m sorry for the delay.」、「I’m sorry to keep you waiting.」を使い分け、必要に応じて具体的な説明や今後の対応を付け加えることで、より効果的なコミュニケーションを図りましょう。 相手に不快感を与えず、信頼関係を築くためにも、丁寧な言葉選びを心がけてください。