引き継ぎが必要なアプリは？

業務引き継ぎで忘れがちなアプリ、徹底チェックリスト！スムーズな引継ぎで業務を止めない！

業務の引き継ぎ、あなたは完璧にこなせていますか？ 担当変更や異動、退職など、様々な場面で発生する業務引き継ぎ。引継ぎ資料の作成や共有フォルダの整理など、大きなタスクに目が行きがちですが、意外と忘れられやすいのが「アプリ」の引き継ぎです。特に、個人設定が深く反映されているアプリは、後任者がスムーズに業務を開始するために不可欠な情報を含んでいます。今回は、引き継ぎが必要なアプリをカテゴリー別に整理し、スムーズな引継ぎを実現するためのポイントをご紹介します。

1. コミュニケーションツール:

• チャットアプリ (LINE, Slack, Teamsなど): 業務連絡や顧客とのやり取りに利用している場合、通知設定、グループへの参加状況、過去のメッセージ履歴へのアクセス権限などを確認しましょう。特にLINEは、業務用アカウントとプライベートアカウントを混同している場合もあるので、業務に関わるトーク履歴やファイルの引き継ぎ方法を明確にしておくことが重要です。
• メールアプリ: 社用メールアカウントの設定はもちろん、受信トレイのフォルダ分けやフィルタ設定、署名設定なども引き継ぎが必要です。重要な連絡先やメールテンプレートも忘れずに共有しましょう。

2. 決済・交通系アプリ:

• モバイル決済アプリ (PayPay, 楽天ペイなど): 経費精算などで利用している場合は、残高の確認やアカウントの引き継ぎ方法を明確にしておきましょう。
• 交通系ICカードアプリ (Suica, PASMOなど): 出張などで利用している場合、残高の確認だけでなく、定期券情報やオートチャージ設定も引き継ぎが必要です。
• 経費精算アプリ: 会社指定のアプリがある場合、ログイン情報や操作方法、承認フローなどを共有しましょう。

3. クラウドサービス:

• オンラインストレージ (Google Drive, Dropbox, OneDriveなど): 業務で利用しているファイルやフォルダへのアクセス権限を設定し、必要なファイルがスムーズに利用できるようにしましょう。共有設定の確認も重要です。
• オンラインオフィススイート (Google Workspace, Microsoft 365など): アカウント情報だけでなく、共有ドキュメントやスプレッドシート、スケジュールへのアクセス権限も設定しましょう。

4. セキュリティ関連アプリ:

• 二段階認証アプリ (Google Authenticator, Microsoft Authenticatorなど): アカウントのセキュリティを守る上で重要なアプリです。引き継ぎ方法を事前に確認し、後任者がスムーズにログインできるようにしましょう。バックアップコードの共有も検討してください。
• VPNアプリ: 社内ネットワークへのアクセスに利用している場合、設定情報や接続方法を引き継ぎましょう。

5. その他のアプリ:

• タスク管理アプリ (Trello, Asanaなど): 担当タスクやプロジェクトの進捗状況を共有するために、アカウント情報やボードへのアクセス権限を引き継ぎましょう。
• CRMツール (Salesforceなど): 顧客情報や営業活動の記録をスムーズに引き継ぐために、アカウント情報や操作方法を共有しましょう。
• ウェアラブルデバイス (Apple Watchなど): 業務連絡の受信やスケジュール確認などに利用している場合、ペアリングの解除やデータの移行方法を共有しましょう。

スムーズな引き継ぎのためのポイント:

• 引き継ぎリストの作成: 引き継ぎが必要なアプリをリスト化し、各アプリの引き継ぎ項目を明確にしましょう。
• 余裕を持ったスケジュール設定: アプリの引き継ぎには時間がかかる場合があるので、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。
• 操作方法の説明と確認: 後任者に対して、アプリの操作方法を丁寧に説明し、実際に操作してもらって確認しましょう。
• マニュアルの作成: 必要に応じて、アプリの操作方法や設定に関するマニュアルを作成しておくと便利です。

アプリの引き継ぎは、業務の継続性を確保するために非常に重要です。上記の情報やポイントを参考に、スムーズな引き継ぎを実現し、後任者がスムーズに業務を開始できるようサポートしましょう。