会社で使う備品は経費にできますか？

会社の備品に関する経費処理は、一見シンプルそうに見えて、実は様々な要素が絡み合い、誤った処理を行うと税務上の問題に発展しかねない複雑な問題です。この記事では、会社で使用する備品の経費処理について、より深く掘り下げて解説します。 「備品」というくくり自体が曖昧なため、まず明確な定義から始めましょう。

一般的に、備品とは事業活動を行う上で必要となる、比較的低額で、かつ比較的短い期間で使用される物品を指します。例えば、事務用品（ホッチキス、シャープペンシル、ファイルなど）、パソコン周辺機器（マウス、キーボード、USBメモリなど）、事務用家具の一部（椅子、小さな書棚など）などが該当します。これらは、個々の価格や耐用年数によって、経費処理の方法が大きく異なります。

冒頭にも触れましたが、税法上、10万円以上の価格で、かつ耐用年数が1年を超える備品は「固定資産」として扱われます。これは、その備品が長期間にわたって事業に貢献すると判断されるためです。固定資産として計上された備品は、その耐用年数に応じて減価償却を行い、毎年の費用として計上します。具体的には、「工具器具備品」勘定科目で管理され、減価償却費として経費に計上されます。減価償却の方法には、定額法や定率法などいくつかの方法があり、その選択は備品の性質や会社の状況に応じて決定されます。専門家のアドバイスを受けることが非常に重要です。

一方、10万円未満の備品、または耐用年数が1年未満の備品は「消耗品」として扱われます。消耗品は、その購入時に全額を費用として計上することができます。これは、比較的短期間でその価値を失う、あるいは使用されることを前提としているためです。例えば、1ヶ月で使い切ってしまうようなインクカートリッジや、すぐに消耗するような文房具などは、消耗品として処理されます。勘定科目は「消耗品費」となります。

しかし、ここで注意が必要なのは、「10万円未満」や「耐用年数1年未満」という基準はあくまでも目安であり、税務署の判断によって異なってくる可能性があるということです。特に、耐用年数は、その備品の材質や使用頻度、保守状況などを考慮して判断されます。例えば、高価なプリンターであっても、1年で故障する可能性があれば消耗品として処理できる可能性がありますが、判断は難しいです。

さらに、備品の経費処理において重要なのは、その備品が「事業に関連している」かどうかです。私的な利用が主となる備品は、経費として計上できません。例えば、社員個人のパソコンや、会社の事業とは全く関係のない趣味の道具などは、経費として認められません。事業に関連していることを明確に証明できる証拠（領収書、契約書など）をきちんと保管しておくことが重要です。

最後に、税務上の処理は非常に複雑で、個々の状況によって大きく異なります。税制改正も頻繁に行われるため、常に最新の情報を把握しておく必要があります。そのため、正確な経費処理を行うためには、税理士などの専門家に相談し、適切なアドバイスを受けることを強く推奨します。会計ソフトを利用する場合も、そのソフトの機能や限界を理解し、専門家の指導の下で使用することが重要です。安易な判断は、後々の税務調査で問題となる可能性があることを常に意識しておきましょう。