源泉徴収票が間に合わない会社はどうすればいいですか？

源泉徴収票が間に合わない！焦る会社と従業員のための対処法

年末調整や確定申告の時期、多くの会社員にとって頭の痛い問題の一つが「源泉徴収票の遅延」です。会社都合で源泉徴収票が期日までに届かない場合、従業員はどうすれば良いのでしょうか？ 慌てずに、具体的な対処法と、会社側が取るべき適切な対応について解説します。

まず、最も重要なのは、慌てないことです。源泉徴収票が届かないからといって、確定申告そのものができないわけではありません。ただし、提出期限を守るためには、迅速な行動が必要です。

従業員が取るべき具体的なステップ:

1. 会社への確認: まずは、会社の人事部や経理部に連絡を取り、源泉徴収票の発行状況を確認しましょう。遅延の原因を把握することで、今後の対応を決めやすくなります。単なる事務処理の遅れなのか、システムトラブルなのか、あるいはより深刻な問題を抱えているのかを理解することが重要です。

2. 期日までに届かない場合の対応: 会社から「期日までに発行できない」との連絡があった場合、または連絡が取れない場合、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出します。これは、会社から源泉徴収票が発行されていないことを税務署に報告する書類です。各税務署のホームページから様式を入手できます。 提出にあたっては、会社名、従業員自身の氏名、住所、連絡先、源泉徴収票が必要な理由（確定申告のため）などを正確に記載することが重要です。

3. 税務署への相談: 届出書を提出しただけでは、源泉徴収票がすぐに届くとは限りません。数日経っても状況に変化がない場合は、税務署に直接電話で状況を説明し、相談しましょう。税務署は会社に対して指導を行う権限を持っており、積極的な働きかけが解決策につながる可能性があります。

4. 確定申告の期限延期は可能か?: 税務署の指導にもかかわらず源泉徴収票が全く届かない場合、確定申告の期限延期を検討する必要があるかもしれません。ただし、期限延長は例外的な措置であり、必ずしも認められるとは限りません。税務署に相談し、事情を説明して対応を協議する必要があります。 この際、会社からの連絡状況や、税務署への届出書提出状況など、状況証拠を明確に提示することが重要です。

5. 控えの提出： どうしても源泉徴収票が間に合わない場合、給与明細や支払調書といった、所得の金額が確認できる書類を税務署に提出することで、確定申告を進められる場合があります。しかし、これはあくまでも代替手段であり、源泉徴収票が正式な書類であることは変わりません。

会社側が取るべき適切な対応:

会社としては、源泉徴収票の発行が遅延した場合、従業員への丁寧な説明と、迅速な対応が不可欠です。 単なる謝罪だけでなく、遅延の原因、そしていつ頃発行できるのかという具体的な見通しを従業員に伝えるべきです。 また、税務署への対応についても適切に行う必要があります。

源泉徴収票の発行は法令で定められた重要な義務であり、その遅延は従業員の確定申告を困難にし、場合によってはペナルティを招く可能性があります。会社は、システムの改善、人員配置の見直しなど、再発防止策を講じる必要があります。

結論として、源泉徴収票の遅延は、従業員と会社双方にとって深刻な問題です。 迅速な情報共有と適切な対応によって、問題の解決を図る必要があります。 不明な点があれば、税務署や専門家に相談することをお勧めします。 早期の対応が、スムーズな確定申告へと繋がります。