源泉徴収票の提出が遅れた場合、どうなりますか？

源泉徴収票の提出遅延：放置するとどうなる？遅延時の対処法とリスクを徹底解説

源泉徴収票は、従業員の所得と納税額を証明する重要な書類であり、従業員の確定申告や企業の年末調整に不可欠です。そのため、提出期限（通常は翌年1月31日）を過ぎてしまうと、様々な問題が発生する可能性があります。この記事では、源泉徴収票の提出遅延がもたらす影響、具体的な対処法、そして遅延を未然に防ぐための対策について、詳しく解説します。

源泉徴収票の提出遅延で何が起こる？

源泉徴収票の提出遅延は、企業と従業員双方に悪影響を及ぼします。

企業側のリスク:

• 加算税の発生: 法定納期限から遅れて提出した場合、納付すべき税額に対して、無申告加算税や不納付加算税が課される可能性があります。加算税の税率は遅延の程度や状況によって変動し、最大で納付すべき税額の40%にも及ぶことがあります。
• 税務調査のリスク: 提出遅延は、税務署からの指摘を受けやすくなるだけでなく、税務調査の対象となる可能性を高めます。税務調査では、過去の会計処理や税務申告の内容が詳細に調査され、追徴課税が発生するリスクがあります。
• 信用失墜: 従業員からの信頼を損ね、企業の評判を低下させる可能性があります。従業員が確定申告をスムーズに行えなくなるため、不信感を抱かれるだけでなく、従業員の離職につながることも考えられます。
• 罰則: 特に悪質な場合、所得税法違反として懲役や罰金が科せられる可能性もあります。

従業員側のリスク:

• 確定申告の遅延: 源泉徴収票がなければ、正確な確定申告を行うことができません。確定申告が遅れると、還付金を受け取るのが遅れるだけでなく、追徴課税が発生する可能性もあります。
• 住宅ローンやクレジットカードの審査への影響: 源泉徴収票は、収入を証明する重要な書類です。提出が遅れることで、住宅ローンやクレジットカードの審査に悪影響を及ぼす可能性があります。

提出遅延時の具体的な対処法

万が一、源泉徴収票の提出が遅れてしまった場合は、以下の手順で速やかに対処しましょう。

1. 税務署への連絡: まずは管轄の税務署に電話または窓口で連絡し、提出遅延の理由と状況を説明します。正直に事情を説明し、今後の対応について指示を仰ぎましょう。
2. 速やかな提出: できる限り早く源泉徴収票を作成し、税務署へ提出します。遅延理由書を添付することで、税務署の理解を得やすくなる場合があります。
3. 従業員への謝罪と説明: 従業員に遅延の事実を謝罪し、状況を説明します。必要に応じて、確定申告のサポートや遅延による影響を最小限に抑えるための情報提供を行いましょう。

遅延を未然に防ぐための対策

源泉徴収票の提出遅延を防ぐためには、日頃からの準備が重要です。

• 提出期限の厳守: 税理士や会計担当者と連携し、提出期限をしっかりと把握し、スケジュール管理を徹底しましょう。
• 従業員情報の正確性: 従業員の氏名、住所、社会保険番号などの情報を常に最新の状態に保つように努めましょう。
• システム導入: 従業員情報管理や年末調整処理を効率化するための専用システム導入を検討しましょう。
• バックアップ体制の構築: 担当者が不在の場合でも対応できるよう、複数人で業務を分担し、バックアップ体制を構築しましょう。

源泉徴収票の提出遅延は、企業にとって大きなリスクとなります。日頃から適切な管理体制を構築し、期限内に確実に提出できるよう努めましょう。万が一遅延が発生した場合は、速やかに税務署に連絡し、指示に従って対応することが重要です。