ビジネスで「少しお時間下さい」と伝えるには？

ビジネスにおける「少しお時間下さい」の適切な伝え方

ビジネスシーンでは、仕事に追われていてすぐに対応できない場合があり、「少しお時間下さい」と伝える必要があります。丁寧かつプロフェッショナルな伝え方が求められます。以下に、効果的な伝え方をいくつかご紹介します。

1. 丁寧な言葉遣いを使用する

「少しお時間下さい」と伝える際は、失礼のない丁寧な言葉遣いを使用しましょう。例えば、「恐れ入りますが、少しお時間いただけますでしょうか」や「お待たせして申し訳ございませんが、少々お時間をいただけますでしょうか」といった表現が適切です。

2. 理由を簡潔に説明する

時間を要する理由を簡潔に説明すると、相手は理解しやすくなり待ってもらうことに納得しやすくなります。ただし、時間がかかる理由を言い訳としてではなく、事実として伝えることが重要です。例えば、「現在他の業務を行っておりまして」や「お客様からの問い合わせ対応に時間がかかっておりまして」といった言い方が適切です。

3. 具体的な時間を伝える（可能であれば）

可能であれば、おおよその待ち時間を伝えると相手は安心しやすくなります。ただし、正確な時間を予測できない場合は、「少々お時間をいただきます」や「しばらくお待ちください」といった表現を使用します。

4. 代替案を提案する（可能であれば）

待ち時間を短縮するために、代替案を提案できる場合はそうします。例えば、「資料をメールでお送りいたしますので、そちらをご確認ください」や「別の人間から折り返しご連絡いたします」といった提案が可能です。

5. 定期的に状況を報告する

相手を長く待たせる場合は、定期的に状況を報告しましょう。例えば、「現在、対応中でございます。もう少しお待ちください」や「お待たせしております。あと少しお待ちいただければ対応いたします」といった報告が適切です。

6. お詫びを伝える

時間を要することへのお詫びを伝えましょう。例えば、「お待たせして申し訳ございません」や「ご迷惑をおかけいたしまして、心よりお詫び申し上げます」といった表現が適切です。

例示

• 「恐れ入りますが、現在重要な作業を行っておりまして、少しお時間いただけますでしょうか？」
• 「申し訳ございませんが、他の顧客からの問い合わせ対応で時間がかかっておりまして、少々お時間をいただきます。おおよそ10分ほどお待ちいただけますでしょうか？」
• 「お待たせして大変申し訳ございません。この書類の作成に時間がかかっておりまして、資料をメールでお送りいたしますので、そちらをご確認ください。急ぎの場合は、私ではなく別の者に連絡してください」

ビジネスシーンにおける「少しお時間下さい」という表現は、相手への敬意と理解を示す重要なコミュニケーションスキルです。丁寧で簡潔な言葉遣いを使用し、理由を明確にし、おおよその待ち時間を伝え、代替案を提案し、定期的に状況を報告し、お詫びを伝えることで、円滑なコミュニケーションを築くことができます。