入社の提出書類を手渡しする場合、封筒に入れるべきですか？

入社書類を手渡しする場合、封筒は必要？ 意外と知らないマナーと好印象を与えるポイント

入社が決まり、いよいよ書類提出。提出方法が「手渡し」の場合、封筒に入れるべきか迷う方もいるのではないでしょうか。結論から言うと、手渡しであっても、クリアファイルに書類をまとめ、それを封筒に入れるのがビジネス上、好ましいマナーです。単にクリアファイルに入れただけの手渡しは、丁寧さに欠け、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

では、なぜ封筒が必要なのでしょうか？ いくつかの理由を詳しく見ていきましょう。

1. 書類の保護： これが最も重要な理由です。持ち運ぶ間に書類が折れ曲がったり、汚れたり、飲み物をこぼしてしまったりするリスクを最小限に抑えることができます。雨に濡れてしまう可能性も考慮すると、封筒は必須と言えるでしょう。クリアファイルだけでは、十分な保護とは言えません。

2. 敬意の表現： 封筒に入れるという一手間は、相手への敬意の表れでもあります。「大切な書類ですので、丁寧に扱っています」というメッセージを伝えることができます。入社前に、会社や担当者に対する敬意を示すことは、社会人としての第一歩として非常に重要です。

3. ビジネスシーンにおける常識： ビジネスシーンでは、書類は封筒に入れて渡すのが一般的です。たとえ手渡しであっても、この慣習に従うことで、ビジネスパーソンとしての常識を備えているという印象を与えられます。新入社員として、最初の印象は特に大切です。

4. 情報漏洩の防止： 書類の内容によっては、個人情報や機密情報が含まれている場合もあります。封筒に入れることで、これらの情報が第三者の目に触れるリスクを軽減することができます。

封筒を選ぶ際のポイント

封筒は、A4サイズの書類が入る角形2号のものが一般的です。色は白か淡いベージュを選び、派手な色や柄のものは避けましょう。無地の封筒が最もフォーマルです。

クリアファイルを選ぶ際のポイント

クリアファイルは、書類がスムーズに取り出せるよう、シンプルなものが好ましいです。黒や紺などの落ち着いた色を選び、キャラクターものや派手なデザインのものは避けましょう。

手渡しする際の流れ

1. 書類をクリアファイルにまとめ、封筒に入れます。
2. 封筒のフタは糊付けせずに、差し込み口を内側に折り込んでおきます。これは、受け取る側がスムーズに開封できるようにするための配慮です。
3. 渡す際には、相手の方に向き直り、両手で封筒を渡します。「よろしくお願いいたします」などの挨拶を添えると好印象です。
4. 相手から書類を受け取ったら、その場で中身を確認するのではなく、後で確認するようにしましょう。

入社は、社会人としての新たなスタートです。書類の提出という些細なことから、ビジネスパーソンとしてのマナーを意識し、好印象を与えられるよう心がけましょう。最初の印象は、その後の仕事にも影響を与える可能性があります。丁寧な対応を心がけることで、スムーズなスタートを切ることができるでしょう。