席を外しておりますの敬語は？

「席を外しております」の敬語表現、状況別使い分けとスマートな対応

電話や来客対応時、担当者が不在の場合、「席を外しております」という表現は非常に頻繁に使われます。しかし、状況や相手に応じて適切な敬語表現を使うことで、より丁寧な印象を与え、相手に不快感を与えることを避けられます。この記事では、「席を外しております」の様々な敬語表現と、それぞれの状況における適切な使い方、さらに、相手に好印象を与えるためのプラスαの対応について解説します。

１．基本的な敬語表現:

• 「席を外しております」: これは比較的丁寧な表現ですが、上司や取引先など、特に敬意を払うべき相手には少しカジュアルに聞こえる可能性があります。
• 「席を外しておりまして」: 「～おりまして」と語尾を丁寧にするだけで、少し上品な印象になります。
• 「席を外しておりますが」: 相手に何か尋ねられた際に、「席を外しておりますが、何かご用件はございますでしょうか？」のように、質問を続ける形で使うと、より丁寧かつ積極的な対応となります。

２．より丁寧な敬語表現:

• 「只今、席を外しております」: 「只今」を付けることで、不在であることを強調し、すぐに戻る可能性があることを示唆できます。
• 「〇〇は、只今、席を外しておりまして」: 担当者名を付け加え、状況を説明する際に使います。
• 「〇〇は、あいにく席を外しております」: 「あいにく」を付けることで、不在であることに対する申し訳なさを伝えることができます。
• 「〇〇は、都合により席を外しております」: 不在の理由を具体的に伝えられない場合に便利な表現です。

３．状況別の使い分け:

• 上司や取引先: 「〇〇は、只今、席を外しておりまして、〇時頃に戻る予定でございます。」のように、具体的な状況と合わせて伝えると、より丁寧で親切な印象を与えます。
• 社内の人: 「〇〇さんは、今、席を外しているみたいです。」のように、少しカジュアルな表現でも問題ありません。
• 電話対応: 「〇〇は、只今、席を外しておりますが、何かご伝言はございますでしょうか？」と、相手に具体的なアクションを促すことで、スムーズな対応に繋がります。
• 来客対応: 「〇〇は、あいにく席を外しておりまして、申し訳ございません。よろしければ、こちらでお待ちいただけますでしょうか？」と、相手に選択肢を提示し、快適に過ごせるように配慮しましょう。

４．プラスαのスマートな対応:

• 不在の理由を具体的に伝えられる場合は伝える: 例えば、「〇〇は、〇〇会議に出席しておりまして…」のように、可能な範囲で理由を伝えることで、相手の理解を得やすくなります。（ただし、個人情報や機密情報に触れないように注意が必要です。）
• 戻り時間を伝える: 大体の戻り時間を伝えることで、相手は待つべきか、連絡方法を変えるべきか判断できます。
• 代替案を提案する: 「〇〇が戻り次第、折り返しご連絡差し上げましょうか？」や、「〇〇宛のご用件でしたら、私でもお伺いできます。」のように、代替案を提案することで、相手の困り事を解決しようとする姿勢を示すことができます。
• 相手の名前と連絡先を確実に確認する: 折り返し連絡をする場合に備え、相手の名前と連絡先を丁寧に確認しましょう。
• 最後にお詫びと感謝を伝える: 「お忙しいところ、恐れ入ります。ご連絡いただきありがとうございます。」のように、最後にお詫びと感謝の気持ちを伝えることで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションに繋がります。

「席を外しております」という表現は、状況や相手に応じて適切に使い分けることで、より丁寧でスマートな印象を与えることができます。上記でご紹介した表現例や対応方法を参考に、状況に応じた最適な表現を選び、相手に好印象を与える対応を心がけましょう。