電話がかかってきた時の対応は？

電話対応の基本：専門的で印象的な対応

電話応対は、顧客やクライアントとの最初の接点であり、企業のイメージを左右する重要な要素です。プロフェッショナルで印象的な電話対応を行うための基本的な手順を以下に示します。

1. 3コール以内に出る

電話が鳴ったら、3コール以内に出ることが重要です。これにより、相手はあなたの会社が迅速かつ効率的に対応していることがわかります。

2. 会社名と自分の名前を伝える

電話に出たら、「○○株式会社です。私は○○と申します」と、はっきりとした声で会社名と自分の名前を伝えましょう。

3. 相手の名前を確認・メモする

相手の名前を確認したら、メモするか、CRMシステムなどに入れておきましょう。これにより、相手の名前を適切に使用し、個人として大切に扱っていることを示すことができます。

4. 用件を確認する

相手の用件をはっきりと理解するために、適切な質問をしましょう。必要に応じて、「お名前とご連絡先をお伺いできますか？」などの情報を求めましょう。

5. 担当者に繋ぐ

相手の用件が自分ではなく、別の担当者に関する場合は、その旨を伝えましょう。担当者が不在の場合は、折り返し時間を尋ね、連絡がとれ次第連絡する旨を伝えます。

6. 受話器を切る

相手が電話を切ったら、受話器を置く前に1、2秒間待ちましょう。これにより、相手が何か付け加えるチャンスを与え、また、無礼にならないようにします。

追加のヒント:

• 笑顔で応対する： 笑顔は声にも伝わり、親しみやすさとプロ意識を演出します。
• 丁寧で礼儀正しくする： 常に「お願いします」「ありがとうございます」などの礼儀正しい表現を使用しましょう。
• 簡潔かつ明確に話す： はっきりとした声で、簡潔かつ明確に話し、誤解を招かないようにしましょう。
• 忍耐強く対応する： 相手があまりにも長く話をしたり、怒っていたりする場合は、忍耐強く、専門的に対応しましょう。
• トレーニングを受ける： 電話応対スキルを向上させるために、トレーニングやワークショップに参加することを検討しましょう。

これらの基本的な手順に従うことで、プロフェッショナルで印象的な電話対応を行い、顧客やクライアントに最高の印象を与えることができます。