電話がかかってきたときの対応は？

電話がかかってきたときの電話応対マナー

電話対応は、ビジネスシーンにおいて顧客との第一印象を形作る重要な要素です。適切な電話応対を行うことで、顧客満足度を向上させ、ブランドイメージを築くことができます。

3コール以内の迅速な対応

一般的なマナーとして、電話は3コール以内にとるのが理想的とされています。迅速な対応は、顧客が大事にされていると感じられ、待ち時間のストレスを軽減します。電話着信を察知したら、落ち着いて受話器を取りましょう。

4コール以上かかってしまった場合の対応

やむを得ない事情で4コール以上かかってしまった場合は、丁寧な謝罪を忘れないようにしましょう。「お待たせしてしまい、申し訳ございません。」と、落ち着いてお詫びを述べましょう。慌てず、笑顔を意識して対応することが大切です。

重要なポイント

• 名乗る：電話に出たら、「○○会社の○○です」と、会社名と自分の名前を名乗りましょう。
• 丁寧な対応：敬語を使い、丁寧な言葉遣いで対応しましょう。
• メモを取る：重要な内容や約束事はメモを取りましょう。
• 笑顔を意識する：たとえ電話越しでも、笑顔は好印象を与えます。
• 落ち着いて話す：慌てたり、早口になったりせず、落ち着いてゆっくりと話しましょう。
• 最後までお礼を言う：電話を切る前に、「お電話いただき、ありがとうございました」とお礼を伝えましょう。

適切な電話応対は、顧客満足度向上だけでなく、ビジネス全体の印象にもつながります。以上のマナーを意識して、プロフェッショナルな電話対応を実践しましょう。