電話で予約を受ける際の流れは？

電話予約受付の流れ

1. 挨拶と応対

• 電話に出たら、「[会社名]でございます」と挨拶する。
• 丁寧な言葉遣いで、明るく、はっきりと話す。

2. 用件の確認

• 「どのようなご用件でしょうか？」と尋ねる。

3. 予約の確認

• 利用日時とサービス内容を確認する。
• 「[日時]の[サービス名]のご予約ですね」と繰り返す。
• 予約の空き状況を確認する。

4. 予約の確定

• 予約が可能な場合は、「はい、ご予約可能です」と伝える。
• 予約不可能な場合は、「申し訳ございませんが、その時間帯はご予約で一杯です」と伝える。

5. 個人情報の収集

• 予約確定後は、名前、連絡先（電話番号とメールアドレス）、住所など、個人情報を尋ねる。
• 正確に入力されているかを確認する。

6. 追加リクエストの確認

• 予約に関する追加の希望があるか尋ねる。
• 例：特別な設備の利用や部屋の指定など。

7. キャンセル方法の確認

• 予約のキャンセル方法を説明する。
• 例：電話連絡またはメールでのキャンセル方法。

8. 不明点の確認

• 予約について不明な点がないか確認する。
• 「ご質問があればおっしゃってください」と伝える。

9. 終了

• 「ご予約を承りました」と伝える。
• 「ありがとうございました」と挨拶する。

10. 予約管理表への記録

• 電話での予約内容を予約管理表に記録する。
• 正確さと完全性を確保する。