源泉徴収票は自分で作成してもいいですか？

源泉徴収票は本当に自分で作成できるのか？ 社内作成のメリット・デメリットを徹底解説

源泉徴収票は、従業員の所得と源泉徴収された所得税額を証明する重要な書類です。通常、年末調整後に企業が従業員に配布しますが、「本当に自分で作成してもいいの？」と疑問に思ったことはありませんか？結論から言うと、はい、源泉徴収票は自社で作成可能です。 しかし、安易に進めてしまうと、思わぬ落とし穴にはまる可能性もあります。

この記事では、源泉徴収票を自社で作成することのメリット・デメリットを徹底的に解説し、あなたの会社にとって最適な選択肢は何かを判断するための材料を提供します。

自社作成のメリット

• コスト削減: 税理士や代行業者に依頼する費用を削減できます。特に従業員数が少ない企業にとっては、コストメリットが大きくなるでしょう。
• ノウハウの蓄積: 税務・労務に関する知識が社内に蓄積されます。これは、将来的な税務調査への対応力向上にも繋がります。
• 迅速な対応: 従業員からの問い合わせに、社内で迅速に対応できます。外部委託の場合、どうしてもタイムラグが発生してしまいます。
• 情報管理の強化: 従業員の個人情報や給与情報を社内で管理できるため、情報漏洩のリスクを低減できます。

自社作成のデメリット

• 専門知識が必要: 正確な源泉徴収票を作成するには、所得税法や社会保険に関する専門知識が必要です。知識不足の場合、誤った申告をしてしまう可能性があります。
• 時間と労力がかかる: 年末調整や源泉徴収票の作成には、相当な時間と労力がかかります。特に、法改正があった場合、最新情報を常に把握する必要があります。
• 法改正への対応: 税法は頻繁に改正されるため、常に最新情報を把握し、対応する必要があります。怠ると、税務署からの指摘を受ける可能性があります。
• ソフトウェアの導入・運用コスト: 源泉徴収票作成ソフトの導入や、アップデートにかかる費用が発生する場合があります。
• 担当者の負担増: 既存の従業員に担当させる場合、通常業務に加え、年末調整業務の負担が増加します。

自社作成が向いている企業・向いていない企業

上記を踏まえて、自社作成が向いている企業と向いていない企業の特徴をまとめました。

自社作成が向いている企業:

• 従業員数が比較的少ない（数名～数十名程度）
• 税務・労務に関する知識を持つ担当者がいる
• 経理業務に精通している
• 最新の税法情報を常に把握する体制が整っている
• 源泉徴収票作成ソフトを導入済み、または導入を検討している

自社作成が向いていない企業:

• 従業員数が多い（数百名以上）
• 税務・労務に関する知識を持つ担当者がいない
• 経理業務に人員を割けない
• 法改正への対応が難しい
• 複雑な税務処理が必要となる従業員が多い（例：海外勤務者、役員報酬が高い従業員など）

まとめ

源泉徴収票の自社作成は、コスト削減やノウハウの蓄積といったメリットがある一方で、専門知識の習得や法改正への対応など、デメリットも存在します。

自社の状況をよく分析し、メリットとデメリットを比較検討した上で、自社作成が本当に適切かどうかを判断することが重要です。もし不安がある場合は、専門家である税理士に相談することを強くおすすめします。

自社にとって最適な選択肢を見つけ、正確かつ効率的に源泉徴収票を作成しましょう。