源泉徴収票は3枚必要ですか？

源泉徴収票：3枚で足りる？必要な枚数と注意点

年末調整の時期になると、人事担当者や経理担当者にとって頭を悩ませるのが源泉徴収票の作成と交付です。よく耳にする「源泉徴収票は3枚必要」という話、一体どういうことなのでしょうか？この記事では、源泉徴収票の必要な枚数とその根拠、そして注意点を詳しく解説します。

結論から言うと、「3枚で足りるケースもあるが、必ずしもそうとは限らない」というのが正解です。3枚という数字は、従業員本人用1枚と、市区町村役場への提出用2枚（住民税の課税資料として使用）を想定したものです。 これは、給与所得者で、かつ年末調整が正しく行われた場合の枚数です。

しかし、以下のケースでは3枚では足りません。

• 甲欄徴収となる場合：パート・アルバイトなど、給与の支払者が年末調整を行わない「甲欄徴収」の場合は、従業員自身が確定申告を行う必要があります。この場合、従業員は源泉徴収票を税務署に提出する必要があるため、従業員本人用に加え、確定申告用に1枚、計2枚必要となります。年末調整済みの源泉徴収票とは異なる様式となる場合もありますので注意が必要です。

• 複数箇所の勤務先がある場合：従業員が複数の勤務先から給与を受け取っている場合、各勤務先から発行された源泉徴収票をすべて確定申告時に税務署に提出する必要があります。そのため、勤務先ごとに1枚ずつ必要となります。

• 年末調整ができない場合：例えば、年の中途で退職した場合など、年末調整ができないケースがあります。この場合も、従業員は確定申告を行う必要があり、源泉徴収票を税務署に提出します。

• 住宅ローン控除などの適用を受ける場合：住宅ローン控除など、確定申告で手続きが必要な控除を受ける場合、源泉徴収票を添付資料として提出する必要があります。

• 保管用として追加で作成する場合：従業員本人や企業が保管用として追加で作成することもあります。特に、電子化が進んでいない企業では、紛失などに備えて複数枚印刷しておくケースも少なくありません。

このように、源泉徴収票の必要な枚数は状況によって異なります。3枚で済むと思い込んで準備不足にならないよう、それぞれの従業員の状況をきちんと確認することが重要です。

また、源泉徴収票には、給与の総額だけでなく、所得控除の額や社会保険料控除額など、様々な情報が記載されています。これらの情報は、従業員が確定申告を行う際や、各種行政手続きを行う際に必要となる重要な情報です。そのため、正確な情報を記載することはもちろん、発行時期についても法律で定められていますので、期限を守って交付するようにしましょう。

近年では、電子交付も認められています。電子交付を行う場合は、従業員の同意を得る必要がありますが、印刷・郵送の手間が省けるだけでなく、紛失のリスクも軽減できるため、積極的に活用を検討すると良いでしょう。

源泉徴収票の作成と交付は、一見単純な作業に見えますが、実は様々な注意点があります。従業員にとって重要な書類であることを認識し、責任を持って対応することが求められます。不明点があれば、税務署や専門家へ相談することをお勧めします。

まとめると、源泉徴収票の枚数は「最低1枚（本人用）、場合によっては複数枚」必要となるため、「3枚」という固定観念にとらわれず、個々の状況に応じて適切な枚数を準備することが大切です。また、正確な情報記載と期限厳守を徹底し、スムーズな年末調整・確定申告をサポートしましょう。