ค่าใช้จ่ายใดไม่สามารถเบิกได้เมื่อเดินทางไปราชการชั่วคราว

รู้ก่อนเบิก! ค่าใช้จ่ายที่ “ห้าม” เบิก เมื่อเดินทางไปราชการชั่วคราว

การเดินทางไปราชการชั่วคราว เป็นภารกิจสำคัญที่ต้องใช้ความรอบคอบทั้งในด้านการปฏิบัติงานและการบริหารจัดการงบประมาณ หลายคนอาจมองว่าการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางราชการเป็นเรื่องง่าย แต่ความจริงแล้ว มีรายการค่าใช้จ่ายหลายอย่างที่แม้จะเกิดขึ้นจริงระหว่างการปฏิบัติงาน แต่ก็ไม่สามารถเบิกได้ การรู้จักข้อจำกัดเหล่านี้ล่วงหน้าจะช่วยป้องกันปัญหาและความยุ่งยากในการเบิกจ่ายภายหลัง

บทความนี้จะชี้แจงค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถเบิกได้เมื่อเดินทางไปราชการชั่วคราว โดยเน้นที่ข้อกำหนดทั่วไป ซึ่งรายละเอียดอาจแตกต่างกันไปตามหน่วยงานและระเบียบที่เกี่ยวข้อง ควรตรวจสอบระเบียบของหน่วยงานตนเองอีกครั้งก่อนการเดินทางเสมอ

1. ค่าที่พักที่ไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์:

• ที่พักระดับหรูหราเกินความจำเป็น: การเลือกที่พักควรคำนึงถึงความเหมาะสมกับภารกิจและงบประมาณ การเข้าพักในโรงแรมระดับ 5 ดาว ขณะที่ภารกิจไม่จำเป็นต้องใช้ความสะดวกสบายระดับนั้น อาจไม่สามารถเบิกได้เต็มจำนวนหรืออาจไม่ได้รับการอนุมัติ
• ค่าที่พักสำหรับญาติหรือบุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับราชการ: ค่าที่พักนั้นจำกัดเฉพาะผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น การนำญาติหรือเพื่อนร่วมเดินทางและขอเบิกค่าที่พักให้ด้วยนั้นเป็นสิ่งที่ทำไม่ได้
• ค่าที่พักที่ไม่สามารถแสดงหลักฐานการชำระเงินได้อย่างถูกต้อง: ใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารหลักฐานอื่นๆ ต้องชัดเจน ถูกต้อง ครบถ้วน การนำใบเสร็จที่ไม่ชัดเจนหรือไม่สมบูรณ์มาใช้ยื่นเบิกจะทำให้การเบิกจ่ายไม่ผ่าน

2. ค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่แฝงอยู่ในค่าเดินทาง:

• ค่าอาหารมื้อพิเศษหรือหรูหราเกินควร: การเบิกค่าอาหารควรอยู่ในเกณฑ์ที่เหมาะสมกับภารกิจและสถานที่ การรับประทานอาหารในร้านอาหารราคาแพงโดยไม่มีความจำเป็นอาจไม่สามารถเบิกได้
• ค่าใช้จ่ายส่วนตัวอื่นๆ เช่น การช็อปปิ้ง ความบันเทิง: ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่เกี่ยวข้องกับราชการโดยตรง จึงไม่สามารถเบิกได้
• ค่าเดินทางส่วนตัวที่นอกเหนือจากเส้นทางราชการ: การเบิกค่าเดินทางต้องเป็นเส้นทางที่สั้นที่สุดและเหมาะสมกับภารกิจ การแวะเที่ยวหรือเดินทางไปสถานที่ที่ไม่เกี่ยวข้องกับราชการจะไม่สามารถเบิกค่าใช้จ่ายได้

3. ค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถตรวจสอบได้:

• ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐานการชำระเงินที่ชัดเจน: การเบิกจ่ายต้องมีเอกสารหลักฐานที่สมบูรณ์ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เพื่อให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้
• ค่าใช้จ่ายที่ไม่ระบุรายละเอียดอย่างชัดเจน: การระบุรายการค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน เช่น ค่าโดยสารรถยนต์ ค่าที่พัก ค่าอาหาร จะช่วยให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างรวดเร็วและสะดวก

4. การพักค้างคืนในยานพาหนะโดยไม่มีเหตุผลจำเป็น:

การพักค้างคืนในรถไฟหรือรถโดยสารสาธารณะ หรือการพักค้างคืนในยานพาหนะที่หน่วยงานจัดหาให้ โดยไม่มีเหตุผลจำเป็น เช่น ภารกิจเร่งด่วน หรือการเดินทางในพื้นที่ที่ไม่มีที่พักเหมาะสม โดยทั่วไปแล้วจะไม่สามารถเบิกได้

การทำความเข้าใจเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถเบิกได้ จะช่วยให้การเดินทางราชการเป็นไปอย่างราบรื่นและปราศจากปัญหา การเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนและปฏิบัติตามระเบียบของหน่วยงานอย่างเคร่งครัด เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้การเบิกจ่ายเป็นไปอย่างถูกต้องและโปร่งใส

หมายเหตุ: บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ควรตรวจสอบระเบียบและหลักเกณฑ์การเบิกจ่ายของหน่วยงานที่สังกัดอยู่เสมอ เพื่อความถูกต้องและป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น การสอบถามเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบจะเป็นวิธีการที่ดีที่สุดในการยืนยันข้อมูลให้แน่ใจ