วิธีดูว่าใคร Edit Excel

ไขความลับ: ตามรอยผู้แก้ไขไฟล์ Excel

การทำงานร่วมกันบนไฟล์ Excel มักนำมาซึ่งความสะดวกและประสิทธิภาพ แต่ก็อาจก่อให้เกิดความสับสนได้ หากเราไม่ทราบว่าใครแก้ไขส่วนใดไปบ้าง เมื่อไหร่ และแก้ไขอะไรไป บทความนี้จะไขความลับวิธีการตรวจสอบประวัติการแก้ไขไฟล์ Excel อย่างง่ายดาย เพื่อให้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการตรวจสอบประวัติการแก้ไขใน Excel นั้นไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิด คุณไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมเสริมหรือเทคนิคพิเศษใดๆ เพียงแค่ใช้ฟังก์ชันที่มีอยู่ใน Microsoft Excel ขั้นตอนมีดังนี้:

1. เปิดไฟล์ Excel: เปิดไฟล์ Excel ที่คุณต้องการตรวจสอบประวัติการแก้ไข

2. เข้าสู่เมนู “ตรวจทาน” (Review): มองหาแถบเมนูที่ชื่อว่า “ตรวจทาน” ซึ่งมักจะอยู่ด้านบนของหน้าจอ หากไม่พบ ให้ตรวจสอบว่าคุณได้เปิดใช้งานแถบเมนู “ตรวจทาน” แล้ว วิธีการเปิดใช้งานอาจแตกต่างกันไปเล็กน้อยตามเวอร์ชันของ Excel ที่คุณใช้งาน แต่โดยทั่วไปจะสามารถค้นหาได้จากการคลิกขวาที่แถบเมนูที่มีอยู่แล้ว เลือก “Customize the Ribbon” และทำการเพิ่มแถบเมนู “ตรวจทาน” เข้าไป

3. คลิก “ประวัติการเปลี่ยนแปลง” (Track Changes): ในแถบเมนู “ตรวจทาน” คุณจะพบปุ่มหรือเมนูแบบดรอปดาวน์ที่ชื่อว่า “ประวัติการเปลี่ยนแปลง” คลิกที่ปุ่มนี้

4. เลือก “แสดงประวัติการเปลี่ยนแปลง” (Show Changes): จะมีเมนูย่อยปรากฏขึ้นมา เลือก “แสดงประวัติการเปลี่ยนแปลง” หรือคำสั่งที่คล้ายคลึงกัน (คำสั่งนี้อาจมีชื่อแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ที่คุณใช้)

5. เลือกช่วงเวลาและรายละเอียด: Excel อาจขอให้คุณเลือกช่วงเวลาที่ต้องการตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลง หรือเลือกให้แสดงเฉพาะการเปลี่ยนแปลงบางประเภท เช่น การเพิ่ม การลบ การแก้ไข เลือกตามความต้องการของคุณ

6. ตรวจสอบรายละเอียดการแก้ไข: หลังจากเลือกช่วงเวลาและรายละเอียดแล้ว Excel จะแสดงประวัติการเปลี่ยนแปลง โดยจะแสดงชื่อผู้ใช้ (หากมีการลงชื่อเข้าใช้งาน) วันที่ เวลา และรายละเอียดการแก้ไขแต่ละครั้ง คุณสามารถคลิกเพื่อดูเนื้อหาเดิมและเนื้อหาที่แก้ไขแล้วเปรียบเทียบกันได้

ข้อควรระวัง:

• ฟังก์ชันนี้จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหากไฟล์ Excel ได้ถูกตั้งค่าให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงไว้ก่อนหน้านี้ การตั้งค่านี้มักจะอยู่ในเมนู “ตรวจทาน” เช่นกัน
• หากไฟล์ Excel ไม่ได้ถูกตั้งค่าให้ติดตามการเปลี่ยนแปลง คุณจะไม่สามารถเห็นประวัติการแก้ไขได้ ดังนั้นควรเปิดใช้งานฟังก์ชันการติดตามการเปลี่ยนแปลงล่วงหน้าหากต้องการติดตามการแก้ไขอย่างละเอียด

ด้วยวิธีการง่ายๆ เหล่านี้ คุณสามารถตรวจสอบประวัติการแก้ไขไฟล์ Excel ได้อย่างสะดวก ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดความสับสนและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้จากการแก้ไขไฟล์โดยผู้ใช้หลายคน ทำให้การบริหารจัดการเอกสารมีความแม่นยำและโปร่งใสยิ่งขึ้น