Google Form เก็บข้อมูลได้กี่วัน

ความจริงที่มากกว่า 30 วัน: ไขข้อสงสัย Google Forms เก็บข้อมูลได้นานแค่ไหน?

Google Forms กลายเป็นเครื่องมือสารพัดประโยชน์ที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย ไม่ว่าจะเป็นการทำแบบสำรวจความคิดเห็น การลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรม หรือแม้แต่การสร้างแบบทดสอบออนไลน์ ความสะดวกในการใช้งานและการเข้าถึงได้ง่าย ทำให้ Google Forms ตอบโจทย์ความต้องการของผู้ใช้งานหลากหลายกลุ่ม

ประเด็นหนึ่งที่ผู้ใช้งานหลายท่านอาจสงสัยคือ ระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลของ Google Forms โดยทั่วไปแล้ว เรามักได้ยินว่า Google Forms จะบันทึกข้อมูลฉบับร่างอัตโนมัติเป็นเวลา 30 วัน เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถกลับมากรอกต่อได้ในกรณีที่ยังไม่พร้อมส่ง อย่างไรก็ตาม ความจริงเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลของ Google Forms นั้น ซับซ้อนและน่าสนใจกว่านั้นมาก

ข้อมูลที่ Google Forms เก็บรักษา มีอะไรบ้าง?

ก่อนที่จะเจาะลึกถึงระยะเวลา เรามาดูกันก่อนว่า Google Forms เก็บข้อมูลอะไรบ้าง:

• ข้อมูลที่ผู้ใช้กรอก: นี่คือข้อมูลหลักที่ผู้ใช้ป้อนลงในช่องต่างๆ ของแบบฟอร์ม เช่น ชื่อ, ที่อยู่, ความคิดเห็น, หรือคำตอบสำหรับคำถามต่างๆ
• ข้อมูลเมตา: ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตอบแบบฟอร์ม เช่น วันที่และเวลาที่ส่ง, ที่อยู่ IP ของผู้ตอบ (ถ้าเปิดใช้งาน), และข้อมูลอื่นๆ ที่ระบบสร้างขึ้น

แล้วระยะเวลาการเก็บข้อมูลจริงๆ นานแค่ไหน?

สิ่งที่เราทราบกันโดยทั่วไปว่า Google Forms บันทึกข้อมูลฉบับร่างอัตโนมัติ 30 วัน นั้นเป็นเรื่องจริงในส่วนของการบันทึก ฉบับร่าง (Draft) ที่ยังไม่ได้ส่ง

แต่สำหรับข้อมูลที่ถูกส่งเข้ามาแล้ว (Submitted Response) Google Forms จะเก็บข้อมูลเหล่านั้น อย่างถาวร จนกว่าเจ้าของแบบฟอร์มจะตัดสินใจลบข้อมูลเหล่านั้นเอง

ดังนั้น ประเด็นสำคัญคือ:

• ฉบับร่าง: ข้อมูลที่ยังไม่ได้ส่ง จะถูกบันทึกไว้ 30 วัน เพื่อให้ผู้ใช้กลับมากรอกต่อได้
• ข้อมูลที่ส่งแล้ว: ข้อมูลที่ถูกส่งเข้ามาแล้ว จะถูกเก็บรักษาไว้อย่างถาวร จนกว่าเจ้าของแบบฟอร์มจะลบ

สิ่งที่ควรพิจารณาเพิ่มเติม:

• การลบข้อมูล: เจ้าของแบบฟอร์มสามารถลบข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนได้ตลอดเวลา การลบข้อมูลนี้จะเป็นการลบอย่างถาวรและไม่สามารถกู้คืนได้
• นโยบายความเป็นส่วนตัวของ Google: Google มีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่ชัดเจนเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลของผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่เก็บรวบรวมผ่าน Google Forms การทำความเข้าใจนโยบายเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลของคุณได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม
• การตั้งค่าการตอบกลับ: เจ้าของแบบฟอร์มสามารถตั้งค่าให้ Google Forms รวบรวมที่อยู่อีเมลของผู้ตอบได้ ซึ่งอาจมีผลต่อระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูล เนื่องจากข้อมูลอีเมลอาจเชื่อมโยงกับบัญชี Google ของผู้ตอบ

สรุป

Google Forms บันทึกข้อมูลฉบับร่างอัตโนมัติ 30 วัน แต่ข้อมูลที่ถูกส่งเข้ามาแล้วจะถูกเก็บรักษาไว้อย่างถาวร จนกว่าเจ้าของแบบฟอร์มจะลบ การทำความเข้าใจความแตกต่างนี้เป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้คุณสามารถใช้ Google Forms ได้อย่างมีประสิทธิภาพและมั่นใจว่าข้อมูลของคุณได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

หวังว่าบทความนี้จะช่วยไขข้อสงสัยเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บข้อมูลของ Google Forms ได้อย่างละเอียดและชัดเจนยิ่งขึ้นนะครับ