Is een bestuurder rechtsgeldig?

Is een bestuurder rechtsgeldig benoemd? Meer dan alleen een KvK-inschrijving

Een veelvoorkomende misvatting is dat een KvK-inschrijving voldoende is om de rechtsgeldigheid van een bestuursfunctie binnen een stichting, vereniging of besloten vennootschap (BV) te garanderen. Dit is echter onjuist. De inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) registreert weliswaar de samenstelling van het bestuur, maar bevestigt niet de rechtsgeldige benoeming van de bestuurders. Die benoeming is een essentieel onderdeel en vereist een zorgvuldig proces, conform de statuten en de wet.

Een bestuurder is pas rechtsgeldig benoemd als er een geldig besluit van het bevoegde orgaan is genomen. Dit orgaan verschilt per rechtsvorm:

• Verenigingen en Stichtingen: Bij verenigingen en stichtingen is dit doorgaans de algemene vergadering van leden. De statuten beschrijven de procedure voor benoeming, die vaak een meerderheid van stemmen vereist. Een gebrek aan quorum of een procedurele fout kan de geldigheid van de benoeming aantasten.

• Besloten Vennootschappen (BV’s): Bij BV’s kan de benoeming plaatsvinden door de algemene vergadering van aandeelhouders of, afhankelijk van de statuten, door de raad van commissarissen. Ook hier zijn strikte regels en procedures van toepassing, die in de statuten en de wet (onder andere de Wet op de Naamloze Vennootschap – WNV, aangezien veel bepalingen hierin ook op BV’s van toepassing zijn) zijn vastgelegd.

Waar moet een geldig besluit aan voldoen?

Een geldig besluit vereist meer dan alleen een meerderheid van stemmen. De volgende aspecten zijn cruciaal:

• Bevoegdheid: Het orgaan dat de benoeming verricht, moet daadwerkelijk bevoegd zijn volgens de statuten.
• Procedure: De procedure voor benoeming, zoals beschreven in de statuten, moet nauwkeurig zijn gevolgd. Dit omvat bijvoorbeeld de vereiste bekendmaking, termijn voor inspraak en de wijze van stemmen.
• Verslaglegging: Een nauwkeurig proces-verbaal van de vergadering, waarin de benoeming is vastgelegd, is onmisbaar. Dit proces-verbaal moet de genomen besluiten, de stemverhoudingen en de aanwezige personen weergeven.
• Geen wettelijke of statutaire bepalingen overtreden: De benoeming mag geen bepalingen in de wet of de statuten schenden, zoals bijvoorbeeld regels omtrent conflicterende belangen of ongeschiktheid van de kandidaat.

Gevolgen van een ongeldige benoeming:

Een ongeldige benoeming kan verstrekkende gevolgen hebben. Besluiten die door een ongeldig benoemde bestuurder worden genomen, kunnen nietig zijn. Dit kan leiden tot juridische procedures, financiële schade en reputatieschade voor de organisatie. Het is daarom essentieel om de benoemingsprocedure zorgvuldig te laten verlopen en juridisch advies in te winnen bij twijfel.

Kortom, een KvK-inschrijving is slechts een administratieve formaliteit. De rechtsgeldigheid van een bestuursfunctie hangt af van een correct en volledig uitgevoerde benoemingsprocedure, vastgelegd in een geldig besluit van het bevoegde orgaan. Een nauwkeurige naleving van de statuten en de wet is hierbij van het grootste belang.