Hoe weet je hoeveel je moet inkopen?

De Gouden Regel van Inkoop: Hoeveel Moet Je Eigenlijk Bestellen?

Het bepalen van de juiste inkoophoeveelheid is cruciaal voor elk bedrijf, van kleine webshops tot grote supermarktketens. Te weinig inkopen leidt tot mislopen van omzet en ontevreden klanten, te veel inkopen resulteert in opslagkosten, kapitaalbeslag en het risico op verouderde voorraad. De vraag is dus: hoe bepaal je de ideale balans?

Er bestaat geen magische formule, maar een goede inschatting begint met een grondige analyse van je verkopen. Een belangrijke factor is het voorspellen van je verwachte omzet. Hieronder een systematische aanpak:

Stap 1: Dagelijkse Verkoop per Product

Begin met het analyseren van je verkoophistorie. Hoe vaak verkoop je elk product gemiddeld per dag? Gebruik hiervoor data uit de afgelopen maanden, liefst een heel jaar voor een representatief beeld, rekening houdend met seizoensschommelingen. Noteer deze gemiddelde dagelijkse verkoopcijfers per product. Bij nieuwe producten is het natuurlijk lastiger, dan baseer je je op verwachtingen, markt onderzoek of de ervaringen van vergelijkbare producten.

Stap 2: Berekening van de Jaaromzet per Product

Nu berekenen we de verwachte jaaromzet per product. Volg deze stappen:

• Dagelijkse omzet: Vermenigvuldig het gemiddelde aantal verkochte producten per dag met de verkoopprijs per product.
• Wekelijkse omzet: Vermenigvuldig de dagelijkse omzet met het aantal werkdagen per week (bijvoorbeeld 5).
• Jaaromzet: Vermenigvuldig de wekelijkse omzet met het aantal werkweken per jaar (ongeveer 50, rekening houdend met vakantie en feestdagen).

Voorbeeld:

Stel, je verkoopt gemiddeld 10 exemplaren van product A per dag voor €10 per stuk.

• Dagelijkse omzet: 10 stuks x €10/stuk = €100
• Wekelijkse omzet: €100 x 5 dagen = €500
• Jaaromzet: €500 x 50 weken = €25.000

Herhaal deze berekening voor elk product in je assortiment.

Stap 3: Totale Jaaromzet en Inkoopbehoefte

Som de jaaromzetten van al je producten op om de totale verwachte jaaromzet te bepalen. Deze totale omzet geeft een indicatie van de benodigde inkoophoeveelheden. Houd er echter rekening mee dat deze berekening een schatting is. Je moet rekening houden met:

• Voorraadbuffer: Houd altijd een buffer aan voor onverwachte pieken in de vraag of leveringsvertragingen. Een buffer van 10-20% is een redelijke start.
• Levertijden: Bestel tijdig om te voorkomen dat je zonder voorraad komt te zitten. Integreer de levertijd van je leverancier in je planning.
• Seizoensinvloeden: Pas je inkoophoeveelheden aan op basis van seizoensgebonden vraag. Verkoop je bijvoorbeeld meer zwemkleding in de zomer? Bestel dan meer in de voorgaande maanden.
• Afvalpercentage: Houd rekening met mogelijke beschadigingen of producten die niet meer verkoopbaar zijn.

Stap 4: Continue Monitoring en Aanpassing

Dit is geen eenmalig proces. Controleer regelmatig je voorraad en verkoopcijfers. Pas je inkoopstrategie aan op basis van de actuele data. Gebruik bijvoorbeeld een voorraadbeheersysteem om je voorraadniveaus nauwkeurig te monitoren en je bestelpunten te optimaliseren.

Door deze stappen te volgen, kun je de hoeveelheid die je moet inkopen beter inschatten en het risico op over- of onderstock minimaliseren, wat uiteindelijk leidt tot een efficiënter en winstgevender bedrijf. Onthoud dat ervaring en verfijning van je voorspellingen in de loop van de tijd je inkoopstrategie steeds beter zullen maken.