Hoe zit je erbij een rondje?

Hoe zit je erbij een rondje?

Bij het starten van een vergadering of bijeenkomst is het van cruciaal belang dat de deelnemers volledig aanwezig zijn in het huidige moment. Afleidingen en stress kunnen de effectiviteit van de vergadering belemmeren. Daarom begint de eerste check-in met de vraag naar de huidige gemoedstoestand en mentale focus van de deelnemers.

Het doel van de check-in

Het doel van de check-in is tweeledig:

• Volledig aanwezig zijn in het huidige moment: Door deelnemers te vragen naar hun huidige gemoedstoestand, worden ze aangemoedigd om hun aandacht van eventuele afleidingen of zorgen af te leiden en zich te concentreren op de vergadering.
• Afleidingen loslaten: Stress, angst of andere afleidingen kunnen de deelname en concentratie beïnvloeden. De check-in biedt een ruimte om deze afleidingen te erkennen en los te laten, zodat deelnemers zich volledig kunnen richten op de vergadering.

Het proces

De check-in kan op verschillende manieren worden uitgevoerd, zoals:

• Mondelinge check-in: Deelnemers nemen om de beurt het woord en delen hun huidige gemoedstoestand en mentale focus.
• Schriftelijke check-in: Deelnemers schrijven hun antwoorden op een stuk papier of gebruiken een online tool voor anonime invoer.
• Visuele check-in: Deelnemers gebruiken kleurgecodeerde kaartjes of andere visuele hulpmiddelen om hun gemoedstoestand aan te geven.

Voordelen

Het implementeren van een check-in in het begin van vergaderingen heeft tal van voordelen, waaronder:

• Verhoogde betrokkenheid: Een check-in zorgt voor een gevoel van verbondenheid en inclusie, waardoor deelnemers zich meer betrokken voelen bij de vergadering.
• Verbeterde communicatie: Door afleidingen en stress los te laten, kunnen deelnemers duidelijker communiceren en beter naar elkaar luisteren.
• Effectievere besluitvorming: Een heldere en afleidingvrije omgeving bevordert een effectievere discussie en besluitvorming.
• Verminderde stress: De check-in biedt een kans om stress te verlichten en een positieve toon te zetten voor de vergadering.

Conclusie

Een check-in bij het begin van een vergadering kan een waardevol hulpmiddel zijn om deelnemers volledig aanwezig te laten zijn in het huidige moment en eventuele afleidingen los te laten. Door een open en vertrouwde ruimte te creëren, bevordert de check-in betrokkenheid, communicatie en effectieve besluitvorming.