Hoe schrijf je een e-mail correct?

De perfecte e-mail: zo schrijf je hem!

E-mail is niet meer weg te denken uit onze communicatie. Dagelijks versturen en ontvangen we talloze berichten, van korte vragen tot formele verzoeken. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw e-mail correct, duidelijk en effectief is? Het begint al bij de spelling: e-mail, met een koppelteken. De ‘e’ staat voor ‘elektronisch’, en het koppelteken verbindt dit met ‘mail’. Onthoud dus: géén ’email’!

Naast de correcte spelling zijn er nog andere belangrijke aspecten om rekening mee te houden bij het schrijven van een e-mail. Hieronder een aantal tips:

1. Duidelijk onderwerp: Een informatieve onderwerpregel is cruciaal. Vermijd vage onderwerpen zoals “Vraagje” of “Even iets checken”. Kies een onderwerp dat de inhoud van de e-mail kernachtig weergeeft, bijvoorbeeld “Vraag over offerte project X” of “Afspraak bevestiging”.

2. Professionele aanhef: Pas de aanhef aan de ontvanger. “Geachte heer/mevrouw [achternaam]” is geschikt voor formele e-mails. Ken je de ontvanger persoonlijk, dan kan “Beste [voornaam]” volstaan. Vermijd informele aanhef zoals “Hoi” of “Hey” in professionele context.

3. Beknopt en gestructureerd: Houd je e-mail kort en bondig. Gebruik korte alinea’s en witregels om de leesbaarheid te vergroten. Vermijd lange, complexe zinnen. Kom snel ter zake en formuleer je boodschap helder.

4. Correcte taal en spelling: Controleer je e-mail altijd op spelling- en grammaticafouten. Een slordige e-mail maakt een onprofessionele indruk. Gebruik een spellingscontrole en lees je bericht nog eens door voordat je het verstuurt.

5. Duidelijke call to action: Geef aan wat je van de ontvanger verwacht. Wil je een reactie, een bevestiging of een afspraak plannen? Formuleer dit duidelijk en concreet.

6. Professionele afsluiting: Sluit je e-mail af met een passende afsluiting, zoals “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend”. Vermeld ook je naam, functie en contactgegevens.

7. Bijlagen: Vermeld in de e-mail dat je een bijlage hebt toegevoegd en wat de naam van het bestand is. Controleer altijd of je de juiste bijlage hebt toegevoegd.

Door deze tips te volgen, zorg je ervoor dat jouw e-mails professioneel, duidelijk en effectief overkomen. En vergeet niet: het begint allemaal met de correcte spelling: e-mail, met een koppelteken!