Hoe maak ik een Excel bestand shared?

Samenwerken als een Pro: Excel-bestanden Delen met Specifieke Personen

Excel, de spreadsheet-koning, is onmisbaar voor data-analyse en rapportage. Maar wat als je wilt samenwerken aan een project en data real-time wilt delen met collega’s of partners? Gelukkig biedt Excel verschillende manieren om bestanden te delen, en het delen met specifieke personen is vaak de meest gecontroleerde en veilige methode.

In plaats van heen en weer mailen met verschillende versies, wat tot verwarring en vertraging leidt, kun je nu met enkele simpele stappen een Excel-bestand rechtstreeks delen en bepalen wie welke bevoegdheden heeft. Hier is hoe je het doet:

Stap 1: Open het Excel-bestand dat je wilt delen.

Zorg ervoor dat je het bestand hebt opgeslagen in OneDrive of SharePoint. Dit is cruciaal voor het delen met specifieke personen, omdat je de ingebouwde functionaliteit van Microsoft’s cloud-services gebruikt. Als je bestand nog niet in OneDrive of SharePoint staat, sla het dan eerst op.

Stap 2: Klik op de Deelknop.

Je vindt de “Delen” knop meestal rechtsboven in de Excel-interface. Het is vaak een pictogram van een persoon met een plusteken, of een envelopje met een pijl.

Stap 3: Specificeer de e-mailadressen van de ontvangers.

In het pop-upvenster dat verschijnt, kun je de e-mailadressen van de personen invoeren met wie je het bestand wilt delen. Je kunt één of meerdere e-mailadressen tegelijk toevoegen. Excel zal automatisch controleren of de e-mailadressen gekoppeld zijn aan Microsoft-accounts, maar je kunt ook mensen uitnodigen die geen Microsoft-account hebben. In dat geval zullen ze een link ontvangen om het bestand te bekijken of te bewerken via een webbrowser.

Stap 4: Bepaal het gewenste toegangsniveau.

Dit is een cruciale stap. Onder de velden voor de e-mailadressen vind je meestal een dropdown-menu of radio buttons waarmee je het toegangsniveau kunt bepalen:

• Bewerken: Hiermee kunnen ontvangers het Excel-bestand wijzigen, gegevens toevoegen, formules aanpassen en het bestand opslaan. Dit is geschikt voor nauwe samenwerking waarbij iedereen een bijdrage levert aan het document.
• Reageren (Optioneel): Sommige versies van Excel bieden de mogelijkheid om alleen reacties toe te voegen. Ontvangers kunnen dan geen directe wijzigingen aanbrengen, maar wel commentaar geven op specifieke cellen of gebieden in het spreadsheet.
• Alleen Bekijken: Met deze optie kunnen ontvangers het bestand alleen inzien, maar geen wijzigingen aanbrengen. Dit is ideaal als je informatie wilt delen zonder dat anderen de data kunnen aanpassen.

Stap 5: Voeg een persoonlijke boodschap toe (Optioneel).

Het is altijd een goed idee om een korte boodschap toe te voegen aan de uitnodiging. Dit helpt de ontvangers te begrijpen waarom je het bestand deelt en welke actie je van hen verwacht.

Stap 6: Klik op Verzenden.

Zodra je alle details hebt ingevuld, klik je op de “Verzenden” knop. Excel stuurt nu een uitnodiging per e-mail naar de door jou opgegeven personen. Zij kunnen dan via de link in de e-mail het Excel-bestand openen en ermee werken, afhankelijk van de toegangsrechten die je hebt ingesteld.

Belangrijke Overwegingen:

• Real-time Samenwerking: Wanneer meerdere personen tegelijkertijd in een gedeeld Excel-bestand werken, worden wijzigingen real-time weergegeven. Dit maakt samenwerking efficiënter en transparanter.
• Versiegeschiedenis: Excel houdt automatisch een versiegeschiedenis bij van het bestand. Je kunt altijd teruggaan naar eerdere versies als er iets misgaat.
• Toegangsrechten Aanpassen: Je kunt de toegangsrechten van de gedeelde gebruikers op elk moment wijzigen. Bijvoorbeeld, je kunt iemand de bewerkingsrechten ontnemen en de toegang beperken tot alleen bekijken.
• Delen Stopzetten: Je kunt de toegang tot het bestand volledig intrekken voor specifieke personen of voor iedereen.

Door deze stappen te volgen, kun je eenvoudig en veilig Excel-bestanden delen met specifieke personen en de productiviteit van je team aanzienlijk verhogen. Succes met samenwerken!