Hoe moet je een mail ondertekenen?

De Kunst van de E-mailhandtekening: Professioneel en Persoonlijk

Een e-mail eindigt niet zomaar. De handtekening is de stille afsluiter, een laatste indruk die net zo belangrijk is als de inhoud van je bericht zelf. Een goed opgezette handtekening kan je professionaliteit benadrukken, je contactgegevens overzichtelijk presenteren en zelfs je merk versterken. Maar hoe creëer je een handtekening die zowel professioneel als persoonlijk is?

Laten we eerst kijken naar de basis. Je handtekening moet ten minste je naam en contactgegevens bevatten. Denk hierbij aan:

• Je volledige naam: Vermijd afkortingen of bijnaam tenzij dit in je professionele context gebruikelijk is.
• Je functie: Helpt de ontvanger je rol in het bedrijf te begrijpen.
• Je bedrijf/organisatie: Inclusief logo indien passend.
• Je telefoonnummer: Voor snelle contactmogelijkheden.
• Je e-mailadres: Het spreekt voor zich, maar zorg dat dit klopt!
• Je website/LinkedIn profiel: Handig voor verdere connectie.
• Je adres (optioneel): Afhankelijk van de context, maar vaak overbodig in digitale communicatie.

Gmail Handtekening Instellen:

In Gmail is het toevoegen van een handtekening eenvoudig:

1. Ga naar Instellingen > Alle instellingen bekijken.
2. Selecteer het tabblad Handtekening.
3. Voer de gewenste tekst in het veld Handtekening maken. Hier kun je ook HTML gebruiken voor meer opmaakmogelijkheden, zoals het toevoegen van een logo.
4. Kies of je de handtekening wilt gebruiken voor alle berichten of alleen voor nieuwe berichten.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Beyond the Basics: Een Professionele en Persoonlijke Touch

Naast de essentiële contactgegevens kun je je handtekening verrijken met een persoonlijke touch, zonder afbreuk te doen aan de professionaliteit:

• Een korte tagline: Een korte, pakkende zin die je expertise of visie weergeeft (bijvoorbeeld: “Krachtige oplossingen voor jouw uitdagingen”).
• Een passende afbeelding: Een professioneel ogende foto of logo kan je handtekening aantrekkelijker maken.
• Sociale media links (optioneel): Voeg links toe naar relevante platforms, maar overdrijf niet.
• Een disclaimer (optioneel): Vooral relevant bij officiële communicatie.

Wat te vermijden:

• Te veel informatie: Houd het compact en overzichtelijk.
• Overdreven opmaak: Een schreeuwende handtekening leidt af van de inhoud van je e-mail.
• Grammaticale fouten: Controleer je handtekening grondig op fouten.
• Inspiratieloze zinnen: Vermijd clichés en onpersoonlijke uitspraken.

Met een goed geformuleerde e-mailhandtekening laat je een professionele en memorabele indruk achter, elke keer weer. Experimenteer met verschillende opties en vind de perfecte balans tussen professionaliteit en persoonlijkheid die bij jou past.