Hoe zet ik mijn naam automatisch onder E-mail Outlook?

Nooit meer vergeten: Automatisch je handtekening onder je Outlook e-mails

Vergeet je ook wel eens je naam, functie of contactgegevens onder een e-mail te zetten? Of ben je het zat om het telkens opnieuw te typen? Gelukkig biedt Outlook een handige functie waarmee je automatisch een professionele handtekening aan elke e-mail kunt toevoegen. Het instellen is verrassend eenvoudig en bespaart je in de toekomst tijd en moeite. Hieronder leggen we uit hoe je dit in een paar simpele stappen kunt realiseren.

De basis: handtekening maken en automatisch toevoegen

De methode om je handtekening automatisch onder je Outlook e-mails te plaatsen, is gebaseerd op het creëren en configureren van handtekeningen binnen de Outlook applicatie. Volg deze stappen om je handtekening in te stellen:

1. Start een nieuwe e-mail: Open Outlook en klik op de knop “Nieuwe e-mail” om een leeg e-mailbericht te openen. Dit is nodig om toegang te krijgen tot de handtekening instellingen.

2. Navigeer naar het tabblad Invoegen: In het lint bovenin het e-mailvenster vind je verschillende tabbladen. Klik op het tabblad “Invoegen”.

3. Selecteer Handtekening en kies Handtekeningen: Binnen het tabblad Invoegen zoek je naar de groep “Opnemen”. Hier vind je de optie “Handtekening”. Klik op de pijl onder “Handtekening” en selecteer vervolgens “Handtekeningen…”. Dit opent het venster “Handtekeningen en briefpapier”.

4. Creëer een nieuwe handtekening en typ je gegevens in: In het venster “Handtekeningen en briefpapier” klik je op de knop “Nieuw”. Geef je handtekening een herkenbare naam, bijvoorbeeld “Standaard” of “Zakelijk”. Klik vervolgens op “OK”.

   In het tekstvak onder “Handtekening bewerken” kun je nu je handtekening typen. Denk aan je naam, functie, bedrijfsnaam, telefoonnummer, website URL, en eventuele andere relevante informatie. Je kunt de tekst opmaken met de beschikbare opties (lettertype, grootte, kleur, etc.). Je kunt ook een logo toevoegen door op het afbeeldingsicoontje te klikken en de gewenste afbeelding te selecteren.

5. Configureer de automatische handtekening: Onder de sectie “Kies de standaardhandtekening” kun je nu selecteren welke handtekening je wilt gebruiken voor nieuwe berichten en/of voor antwoorden/doorsturen. Kies je zojuist aangemaakte handtekening in de dropdown menu’s voor zowel “Nieuwe berichten” als “Antwoorden/Doorgestuurd”.

6. Klik op OK om je handtekening toe te voegen aan alle toekomstige e-mails: Zodra je de gewenste handtekening(en) hebt geselecteerd en alle informatie hebt ingevuld, klik je op “OK” om de wijzigingen op te slaan.

Tips voor een professionele e-mail handtekening:

• Wees consistent: Gebruik dezelfde lay-out en informatie in al je handtekeningen.
• Houd het kort en bondig: Vermijd te veel informatie. Focus op de belangrijkste contactgegevens.
• Gebruik een professionele foto (optioneel): Als je een foto toevoegt, zorg dan voor een professionele en recente afbeelding.
• Test je handtekening: Stuur een testmail naar jezelf om te controleren of alles correct wordt weergegeven.
• Vermijd quotes of slogans: Tenzij het onderdeel is van je branding, kun je deze beter weglaten.

Conclusie

Met deze eenvoudige stappen zorg je ervoor dat je altijd een professionele en complete handtekening onder je e-mails hebt staan. Het bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook je professionaliteit en herkenbaarheid. Experimenteer met de verschillende opties en maak een handtekening die perfect past bij jouw behoeften en branding. Succes!