Hoe sluit je een mail positief af?

De Perfecte E-mail Afsluiting: Meer Dan Gewoon ‘Met vriendelijke groet’

Een e-mail schrijven is meer dan alleen het overbrengen van informatie. De afsluiting bepaalt voor een groot deel de indruk die je achterlaat. Een goed gekozen afsluiting maakt je mail persoonlijker, versterkt de relatie met de ontvanger en zorgt voor een positieve en professionele uitstraling. Maar hoe vind je de perfecte afsluiting voor jouw mail?

De keuze van de afsluiting hangt sterk af van de context en je relatie met de ontvanger. Een formele mail aan een potentiële klant vraagt om een andere aanpak dan een bericht aan een goede vriend. Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden en de nuances die ze met zich meebrengen:

Formele situaties:

• Met vriendelijke groet: Dit is de klassieke en altijd veilige keuze voor formele communicatie. Het is professioneel, beleefd en past bij de meeste zakelijke correspondentie.
• Hoogachtend: Deze afsluiting is nog formeler dan ‘Met vriendelijke groet’ en wordt vaak gebruikt in zeer officiële communicatie of bij correspondentie met personen in een hoge positie.
• Met vriendelijke groet, [jouw naam]: Het toevoegen van je naam maakt de afsluiting persoonlijker, zonder de formaliteit te verliezen.
• Met vriendelijke groet uit [plaatsnaam]: Dit voegt een extra persoonlijke touch toe en kan de ontvanger een beter beeld geven van waar je bent. Bijvoorbeeld: “Met vriendelijke groet uit het zonnige Amsterdam”. Dit werkt echter alleen als het relevant is voor de context van de mail.

Informele situaties:

• Groetjes: Een informele en vriendelijke afsluiting, geschikt voor contact met collega’s met wie je een goede band hebt of vrienden.
• Vriendelijke groetjes: Een iets formeler alternatief voor ‘Groetjes’, maar nog steeds geschikt voor informele situaties.
• Tot snel!, Geschikt voor mails waar een vervolgactie of ontmoeting wordt afgesproken.
• Hartelijke groet, Een warme en persoonlijke afsluiting, goed te gebruiken bij mails aan mensen die je goed kent.

Vermijd:

• Korte, onpersoonlijke afsluitingen: “Mvg,” of “gr” zijn te informeel en onprofessioneel voor de meeste situaties. Ze geven de indruk dat je de mail snel en zonder aandacht hebt geschreven.
• Te enthousiaste afsluitingen: Terwijl een positieve toon wenselijk is, moet je oppassen voor overdreven enthousiasme. Een afsluiting als “Hoop snel van je te horen!!!” kan overkomen als opdringerig.

De kunst van de subtiele personalisatie:

Een persoonlijke toevoeging kan je mail écht onderscheiden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Referentie naar de inhoud van de mail: “Ik kijk uit naar je reactie op mijn voorstel,” of “Ik hoop dat dit je verder helpt bij je project.”
• Een gerelateerde opmerking: “Geniet van het weekend!” (als het vrijdag is) of “Ik wens je een fijne vakantie!”

De sleutel tot een succesvolle e-mailafsluiting ligt in het afstemmen van de toon op de ontvanger en de context. Door bewust te kiezen voor een passende afsluiting, laat je een positieve en professionele indruk achter, wat kan bijdragen aan een succesvolle communicatie.