Hoe neem je de telefoon op in een bedrijf?

De telefoon professioneel beantwoorden: een gids voor succesvolle communicatie

De telefoon is vaak het eerste contactpunt tussen een bedrijf en potentiële klanten of partners. Hoe u de telefoon opneemt, bepaalt in grote mate de eerste indruk en kan cruciaal zijn voor het succes van een interactie. Een professionele benadering is dan ook essentieel. Deze gids biedt praktische tips om uw telefoongesprekken naar een hoger niveau te tillen.

De basisprincipes:

• Snel opnemen: Laat de telefoon niet langer dan drie keer overgaan. Een snelle respons toont professionaliteit en respect voor de beller.

• Zakelijke begroeting: Vermijd informele begroetingen zoals “Hoi” of “Dag”. Een duidelijke en professionele begroeting, zoals “Goedemorgen/Goedemiddag/Goedeavond met [Uw Naam/Bedrijfsnaam]”, is essentieel. Vermeld direct uw naam of de naam van het bedrijf, zodat de beller weet wie hij aan de lijn heeft.

• Duidelijke en concrete communicatie: Spreek langzaam en duidelijk, vermijd jargon en stopwoorden zoals “eh”, “um” en “dus”. Formuleer uw zinnen kort en bondig.

• Actief luisteren: Concentreer u volledig op het gesprek. Multitasken, zoals tegelijkertijd e-mails beantwoorden of andere taken uitvoeren, is onprofessioneel en leidt tot misverstanden. Toon uw aandacht door af en toe te knikken of korte bevestigingen te geven zoals “ja” of “ik begrijp het”.

• De juiste informatie verzamelen: Noteer de naam van de beller, het doel van het gesprek en eventuele andere relevante informatie. Dit helpt bij het efficiënt afhandelen van het gesprek en het verderopvolgen.

• Doorverbinden: Als u de beller niet zelf kunt helpen, verbind hem dan snel en efficiënt door naar de juiste persoon. Vermeld vooraf aan wie u hem doorverbindt en wacht even tot de verbinding tot stand is gekomen voordat u de lijn verbreekt.

• Een korte pauze: Bij langere gesprekken is het acceptabel om een korte pauze te nemen om bijvoorbeeld een slok water te drinken. Verontschuldig u kort en laat de beller weten dat u zo terug bent. Vermijd echter langdurige onderbrekingen.

• Afhandeling en afsluiting: Beëindig het gesprek professioneel door de beller te bedanken voor zijn/haar contact en een prettige dag te wensen. Controleer of alle vragen beantwoord zijn en of de beller tevreden is.

Voorbeelden van professionele begroetingen:

• “Goedemiddag, met Sarah Jansen van Jansen & Partners.”
• “Goedemorgen, dank u voor uw oproep bij ABC-Bedrijf, dit is Pieter de Vries.”

Wat te vermijden:

• Achtergrondgeluiden: zorg voor een rustige omgeving.
• Kauwen of drinken tijdens het gesprek.
• Afgesloten gesprekken laten liggen; geef altijd feedback als u de beller niet kunt helpen.
• Gebruik van informele taal en stopwoorden.
• Onvoldoende aandacht voor de beller.

Door deze tips te implementeren, creëert u een professionele en positieve eerste indruk bij elke telefoongesprek, wat bijdraagt aan de succesvolle representatie van uw bedrijf. Oefening baart kunst; na verloop van tijd zal het professioneel beantwoorden van de telefoon een tweede natuur worden.