Hoe lang moet ik het personeelsdossier bewaren na uitdiensttreding?

Hoe lang moet ik het personeelsdossier bewaren na uitdiensttreding? Een praktische gids

Het einde van een dienstverband betekent niet het einde van de administratieve verplichtingen. De vraag hoe lang u het personeelsdossier van een ex-werknemer moet bewaren, is een belangrijke, en vaak complexere, kwestie dan men in eerste instantie zou denken. Er is namelijk geen enkele wettelijke bepaling die een algemene bewaartermijn voor hele personeelsdossiers voorschrijft. De bewaarplicht hangt af van de specifieke documenten die het dossier bevat.

De Belastingdienst en de zevenjarige bewaarplicht:

Een cruciaal aspect is de fiscale bewaarplicht. De Belastingdienst eist dat documenten die relevant zijn voor de loonbelasting minimaal zeven jaar bewaard worden na het einde van het kalenderjaar waarin de betaling heeft plaatsgevonden. Dit betekent concreet dat salarisstroken, loonjournaal, contracten met vermelding van salaris, en alle andere documenten die voor de berekening en afdracht van loonbelasting essentieel zijn, gedurende minimaal zeven jaar bewaard moeten blijven. Deze zevenjarige termijn is de absolute minimum bewaartermijn en het niet naleven hiervan kan leiden tot boetes.

Andere relevante documenten en bewaartermijnen:

Naast de fiscale aspecten spelen ook andere factoren een rol bij de bewaartermijn van documenten in een personeelsdossier. Denk hierbij aan:

• Arbeidsovereenkomsten: Deze dienen, afhankelijk van de inhoud en eventuele geschillen, aanzienlijk langer bewaard te worden dan zeven jaar. Bij potentiële geschillen met een ex-werknemer is het raadzaam om deze voor onbepaalde tijd te bewaren.

• Gegevens betreffende ziekte en re-integratie: Ook hierbij geldt geen specifieke wettelijke bewaartermijn, maar het is van belang deze documenten zorgvuldig te bewaren, zeker in geval van toekomstige claims. Een periode van minimaal tien jaar is in veel gevallen verstandig.

• Documenten betreffende veiligheid en opleiding: De bewaartermijn van documenten die betrekking hebben op de veiligheid op de werkvloer of gevolgde opleidingen hangt af van de specifieke regelgeving binnen de branche en het type opleiding. Raadpleeg hierbij relevante branche-organisaties of de relevante wet- en regelgeving.

• Persoonsgegevens: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor hoe persoonsgegevens beheerd en bewaard dienen te worden. Deze wetgeving vereist een zorgvuldige afweging van de bewaartermijn, gebaseerd op de noodzaak en het doel van de gegevensverwerking. Onnodig lang bewaren van persoonsgegevens is verboden.

Praktische tips:

• Maak een inventaris: Maak een duidelijke lijst van alle documenten in het personeelsdossier en de bijbehorende bewaartermijnen.
• Digitaal archiveren: Overweeg digitaal archiveren om de ruimtebesparing en het overzicht te vergroten. Zorg wel voor een beveiligde en betrouwbare opslagmethode die voldoet aan de AVG-eisen.
• Juridisch advies: Bij twijfel is het altijd verstandig om juridisch advies in te winnen. Een specialist kan u adviseren over de specifieke bewaartermijnen van documenten in uw situatie.

Kortom, de bewaartermijn van een personeelsdossier is niet eenduidig vast te stellen. De fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor loonbelastinggerelateerde documenten is een belangrijk uitgangspunt, maar andere documenten vereisen mogelijk een langere bewaartermijn, afhankelijk van de inhoud en mogelijke juridische gevolgen. Een proactieve en zorgvuldige aanpak is essentieel om juridische problemen te voorkomen.