Hoe oud mag een KVK uittreksel zijn?

Hoe actueel moet je KvK-uittreksel zijn? De houdbaarheid van je Kamer van Koophandel gegevens.

Een Kamer van Koophandel (KvK) uittreksel is een belangrijk document dat de officiële gegevens van een onderneming bevat. Het wordt vaak gevraagd bij het aangaan van zakelijke relaties, zoals het tekenen van contracten of het aanvragen van financiering. Maar hoe oud mag een KvK-uittreksel eigenlijk zijn? Het antwoord is: het hangt af van de context.

Er bestaat geen universele regel die voorschrijft hoe oud een KvK-uittreksel maximaal mag zijn. De geldigheidsduur wordt vaak bepaald door de partij die het uittreksel opvraagt. Sommige instanties of bedrijven hebben hun eigen interne richtlijnen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het verlengen van een modelovereenkomst met een zelfstandige zonder personeel (zzp’er).

Het voorbeeld van modelovereenkomsten:

Zoals in de vraag aangegeven, is het gebruikelijk dat bij het verlengen van een modelovereenkomst met een zzp’er het KvK-uittreksel niet ouder mag zijn dan drie maanden, gerekend vanaf de datum van afgifte. Deze strenge eis is puur ter bescherming van beide partijen. Binnen drie maanden is de kans aanzienlijk kleiner dat er belangrijke wijzigingen in de bedrijfsgegevens zijn opgetreden, zoals adreswijzigingen, wijzigingen in de bedrijfsvorm of zelfs een faillissement. Een verouderd uittreksel zou kunnen leiden tot onjuiste informatie en mogelijke juridische complicaties.

Situaties waarin een actueel KvK-uittreksel vereist is:

Naast het verlengen van overeenkomsten, zijn er andere situaties waarin een recent KvK-uittreksel gewenst of vereist is:

• Aanvraag financiering: Banken en andere kredietverstrekkers eisen doorgaans een recent uittreksel om de financiële gezondheid en de actuele status van de onderneming te beoordelen. De acceptatie van een ouder uittreksel is hierbij sterk afhankelijk van de hoogte van het kredietbedrag en het risico dat de bank loopt.
• Aanbestedingen: Bij deelname aan aanbestedingen is een up-to-date KvK-uittreksel vaak een vereiste om de betrouwbaarheid en capaciteit van de aanbieder te verifiëren.
• Verzekeringsaanvragen: Verzekeraars kunnen een recent uittreksel vragen om de risico’s te beoordelen en de premie te bepalen.
• Samenwerking met andere bedrijven: Ook bij het aangaan van een samenwerking met een ander bedrijf kan een recent KvK-uittreksel gevraagd worden om de status en betrouwbaarheid van de partner te controleren.

Conclusie:

Hoewel er geen wettelijke termijn is voor de geldigheid van een KvK-uittreksel, is het cruciaal om te beseffen dat de actualiteit van de informatie essentieel is. De eis van een recent uittreksel, zoals de drie maanden die bij veel modelovereenkomsten gelden, is een logisch gevolg van de noodzaak tot actuele informatie. Vraag bij twijfel altijd aan de partij die het uittreksel opvraagt welke termijn zij hanteren. Een recent KvK-uittreksel voorkomt misverstanden en mogelijke juridische problemen.