Hoelang kun je een arbeidsovereenkomst bewaren?

Hoelang moet je een arbeidsovereenkomst bewaren? De wettelijke bewaartermijn uitgelegd

De vraag naar de bewaartermijn van een arbeidsovereenkomst komt regelmatig voor. Zowel werkgevers als werknemers willen zekerheid over hoe lang ze belangrijke documenten moeten bewaren. De wet schrijft een minimale bewaartermijn voor, maar biedt ook ruimte voor een langere bewaartijd. Laten we eens dieper duiken in de details.

De wettelijke minimum bewaartermijn: 7 jaar na beëindiging

De wet schrijft voor dat een arbeidsovereenkomst minimaal zeven jaar na de beëindiging van de overeenkomst bewaard moet worden. Dit geldt ongeacht de reden van beëindiging, of het nu een ontslag op staande voet, een wederzijds goedvinden of een natuurlijk einde van een tijdelijke overeenkomst betreft. Deze termijn van zeven jaar begint te lopen op de dag volgend op de officiële beëindigingsdatum van de arbeidsovereenkomst. Deze datum staat vermeld in het beëindigingscontract of de opzeggingsbrief.

Digitale of papieren archivering: maakt niet uit!

De wetgeving stelt geen eisen aan de wijze van opslag. U kunt uw arbeidsovereenkomsten dus zowel digitaal als op papier bewaren. Belangrijk is wel dat de documenten volledig, leesbaar en betrouwbaar zijn. Bij digitale archivering is het raadzaam om een betrouwbaar systeem te gebruiken met regelmatige back-ups om dataverlies te voorkomen. Denk daarbij aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de eisen die daaraan worden gesteld.

Waarom zo’n lange bewaartermijn?

Deze lange bewaartermijn is ingegeven door de mogelijkheid van latere geschillen. Zowel werkgever als werknemer kunnen na beëindiging van de overeenkomst nog aanspraak maken op bepaalde rechten of vergoedingen. Denk bijvoorbeeld aan een uitbetaling van vakantiedagen, een discussie over de hoogte van een ontslagvergoeding of een latere claim in verband met een arbeidsongeschiktheid. De arbeidsovereenkomst dient als cruciaal bewijsstuk in dergelijke situaties.

Langere bewaartijd: aan te raden!

Hoewel de wet een minimum bewaartermijn van zeven jaar voorschrijft, is het raadzaam om arbeidsovereenkomsten langer te bewaren. Dit biedt extra zekerheid en voorkomt potentiële problemen bij latere onvoorziene omstandigheden. Een langere bewaartermijn kan bijvoorbeeld handig zijn bij het aanvragen van een hypotheek of pensioen.

Conclusie:

De wettelijke bewaartermijn voor arbeidsovereenkomsten is zeven jaar na beëindiging. Zowel digitale als papieren archivering is toegestaan, mits de documenten in goede staat en toegankelijk blijven. Het is echter aan te raden om de overeenkomsten langer te bewaren dan wettelijk verplicht is, om mogelijke toekomstige geschillen of behoeften te voorkomen. Raadpleeg bij twijfel een jurist of arbeidsrecht specialist.