Hoelang kun je een verzuimdossier bewaren?

Hoelang moet je een verzuimdossier bewaren? Een kwestie van wetgeving en verantwoordelijkheid

Het bewaren van een verzuimdossier is een cruciaal aspect van personeelsmanagement. De informatie die erin is vastgelegd is gevoelig en betreft de gezondheid en het functioneren van een werknemer. De vraag is dan ook: hoelang mag, of beter gezegd, moet je een dergelijk dossier bewaren?

Het korte antwoord is: minimaal twee jaar na afronding van het verzuim. Deze termijn is afgeleid uit de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). De WVP schrijft niet expliciet een bewaartermijn voor, maar de verplichting om gedurende de verzuimperiode zorgvuldig alle relevante informatie te documenteren, impliceert een bewaarplicht. Deze periode van twee jaar is een gangbare interpretatie en biedt voldoende tijd voor eventuele controles door bijvoorbeeld de Inspectie SZW. Het dient om de werkgever voldoende ruimte te geven om mogelijke aanspraken, bijvoorbeeld bij een latere WIA-aanvraag, te kunnen onderbouwen.

Maar waarom twee jaar?

De bewaartermijn van twee jaar is een afweging tussen de behoefte aan informatie voor eventuele toekomstige procedures en de bescherming van de privacy van de werknemer. Na twee jaar wordt ervan uitgegaan dat de meeste relevante aspecten van het verzuim zijn afgehandeld en dat de werknemer weer volledig in zijn of haar functie is geïntegreerd. Het langer bewaren van de gegevens kan dan gezien worden als een inbreuk op de privacy.

Wat gebeurt er na twee jaar?

Na verloop van twee jaar mag het dossier worden vernietigd, mits dit op een veilige en vertrouwelijke manier gebeurt. Dit betekent dat de informatie niet meer toegankelijk is voor derden en dat de fysieke documenten op een verantwoorde manier worden vernietigd (bijvoorbeeld versnippering). Digitale dossiers dienen te worden verwijderd volgens de geldende AVG-richtlijnen.

Let op: uitzonderingen zijn mogelijk!

Hoewel twee jaar de gangbare praktijk is, kunnen er situaties zijn waarbij een langer behoud van gegevens wenselijk of zelfs noodzakelijk is. Denk aan lopende juridische procedures, of specifieke wettelijke verplichtingen die langer duren dan twee jaar. Het is daarom raadzaam om juridisch advies in te winnen bij twijfel over de bewaartermijn in specifieke gevallen.

Conclusie:

Een zorgvuldige omgang met verzuimdossiers is essentieel. Het bewaren van deze dossiers gedurende minimaal twee jaar na afronding van het verzuim is een verantwoordelijkheid van de werkgever. Dit garandeert de bescherming van de werkgever in geval van aansprakelijkheid, terwijl het tegelijkertijd de privacy van de werknemer respecteert. Raadpleeg bij twijfel altijd juridisch advies om te bepalen wat in uw specifieke situatie de juiste handelwijze is.