Kan ik als freelancer een offerte versturen zonder KvK-nummer?

Offerte versturen als Freelancer zonder KvK-nummer: Kan dat?

Veel beginnende freelancers vragen zich af of ze direct na de eerste opdrachtaanvraag naar de Kamer van Koophandel (KvK) moeten rennen. Moet je al een KvK-nummer hebben om überhaupt offertes te mogen uitbrengen? Het antwoord is: Nee, dat hoeft niet per se.

Het ontbreken van een KvK-nummer betekent niet automatisch dat je geen freelance werk kunt doen of geen offertes mag versturen. Het is wel belangrijk om te begrijpen wat de consequenties zijn en welke alternatieven er zijn.

Waarom een KvK-nummer handig is, maar niet altijd direct noodzakelijk:

Een KvK-nummer geeft je een professionele uitstraling en legitimiteit. Het maakt het voor klanten gemakkelijker om je te vertrouwen en zaken met je te doen. Daarnaast is een inschrijving bij de KvK verplicht zodra je “een bedrijf uitoefent,” wat in de praktijk neerkomt op het regelmatig en zelfstandig leveren van goederen of diensten met de intentie om winst te maken.

Echter, er zijn situaties waarin het nog niet direct nodig is, bijvoorbeeld:

• Je werkt incidenteel: Als je slechts een enkele keer per jaar een opdracht aanneemt, is de kans klein dat je direct verplicht bent je in te schrijven bij de KvK.
• Je bent nog aan het uitproberen: Ben je aan het onderzoeken of freelancen iets voor je is en neem je slechts een paar kleine opdrachten aan om de wateren te testen? Dan kun je de inschrijving eventueel nog even uitstellen.

Het alternatief: De Kwitantie

In plaats van een factuur, kun je in deze beginfase een kwitantie versturen. Een kwitantie is een vereenvoudigde betalingsbevestiging. Het bevestigt dat je een betaling hebt ontvangen voor de geleverde diensten. Belangrijkste verschil met een factuur:

• Geen BTW: Je berekent en vermeldt geen BTW, omdat je (nog) geen BTW-plichtige ondernemer bent.
• Geen KvK-nummer: Omdat je niet bent ingeschreven bij de KvK, staat je KvK-nummer ook niet op de kwitantie.

Waar moet je op letten bij een kwitantie?

Hoewel een kwitantie eenvoudiger is, moet deze wel de volgende gegevens bevatten:

• Je naam en adres (of een andere aanduiding waardoor je herkenbaar bent)
• De naam en adres van de opdrachtgever
• Een omschrijving van de geleverde diensten
• Het bedrag (exclusief BTW)
• De datum van de betaling
• Een kwitantienummer (zodat je de kwitanties kunt ordenen)

De Keuze van de Klant:

Of een kwitantie acceptabel is, hangt af van de klant. Met name grotere bedrijven prefereren vaak een factuur met BTW-specificatie voor hun eigen boekhouding. Bij kleinere opdrachten of particuliere klanten is een kwitantie vaak geen probleem.

Conclusie: Begin gerust, maar wees voorbereid!

Je kunt dus als freelancer starten en offertes versturen zonder direct een KvK-nummer te hebben. Gebruik in dat geval een kwitantie in plaats van een factuur. Echter, zodra je activiteiten regelmatiger worden en je intentie is om winst te maken, is het verstandig om je zo snel mogelijk in te schrijven bij de KvK. Dit voorkomt problemen met de Belastingdienst en geeft je een professionelere uitstraling. Bovendien is een inschrijving vaak snel en eenvoudig geregeld. Wees transparant tegenover je klanten en bespreek van tevoren of een kwitantie voor hen voldoende is. Succes met je freelance avontuur!