Hvordan bogfører man tab på debitorer?

Håndtering af Tab på Debitorer: En Guide til Korrekt Bogføring

At drive virksomhed indebærer uundgåeligt en vis risiko, og desværre kan det ske, at man oplever tab på debitorer – altså kunder, der ikke kan eller vil betale deres fakturaer. Det er vigtigt at håndtere disse situationer korrekt i regnskabet, så det afspejler den reelle økonomiske situation. Denne artikel giver en kort og præcis vejledning i, hvordan du bogfører et konstateret tab på en debitor.

Konstatering af tabet:

Først og fremmest skal det være klart, at tabet er konstateret. Det betyder, at du har gjort en reel indsats for at inddrive gælden, men uden held. Dette kan inkludere rykkerskrivelser, inkassoforløb eller endda en juridisk vurdering af sagen. Det er vigtigt at dokumentere disse forsøg.

Selve bogføringen:

Når tabet er konstateret, skal det bogføres korrekt. Den primære metode involverer følgende trin:

1. Identificer den ubetalte faktura: Find fakturaen, der repræsenterer den gæld, der ikke kan inddrives. Notér fakturanummeret, da det skal bruges i bogføringen.

2. Registrering af tabet: Du bogfører tabet ved at debitere kontoen for “Konstaterede tab på debitorer”. I de fleste kontoplaner vil denne konto være at finde under driftsomkostninger. Et eksempel kunne være konto 7341, som du allerede nævner.

3. Indtast beløbet: Indtast det faktiske tab på konto 7341 (Konstaterede tab på debitorer). Hvis den ubetalte faktura eksempelvis lyder på 5.000 kr., vil du debitere konto 7341 med 5.000 kr.

4. Kreditering af debitor: Samtidig skal du kreditere den pågældende debitor (kunden) i din debitorbogføring. Dette sker typisk via den konto, hvor du har registreret kundefordringer. Det betyder reelt, at du fjerner den udestående faktura fra debitorsaldoen, da den nu er afskrevet som et tab.

Vigtigt omkring moms:

Det er afgørende at huske, at der ikke medregnes moms i beløbet, der bogføres som et konstateret tab. Momskompensation vedrørende tab på debitorer er en kompleks problemstilling, og det er vigtigt at søge rådgivning hos en revisor eller skatterådgiver for at sikre korrekt håndtering. Ofte vil du kun kunne få momsrefusion, hvis du har haft betydelige omkostninger i forbindelse med inddrivelsen af gælden.

Eksempel på bogføring:

Lad os antage, at du har en ubetalt faktura på 5.000 kr. (uden moms) til en kunde ved navn “A/S Eksempel”. Du har nu konstateret, at du ikke kan inddrive gælden. Bogføringen vil se således ud:

• Debet: Konto 7341 (Konstaterede tab på debitorer) – 5.000 kr.
• Kredit: Debitor A/S Eksempel (kundefordring) – 5.000 kr.

Afsluttende bemærkninger:

Korrekt bogføring af tab på debitorer er essentiel for et retvisende regnskab. Det er altid en god idé at konsultere en revisor eller bogholder for at sikre, at du overholder alle gældende regler og krav, og at du optimerer din håndtering af tab på debitorer. Husk, at det er vigtigt at dokumentere alle forsøg på at inddrive gælden, da det kan være relevant i forhold til momsrefusion og eventuelle skattemæssige spørgsmål.